Система відділу імпорту та митного оформлення

Кожна операція імпорту починається карткою в колонці «Запит», де фіксуються дані іноземного постачальника, товари, вартість партії та спосіб доставки; далі вона переходить до «Партії» після відправлення вантажу з номером коносамента та очікуваною датою прибуття. У «Документах» координатор імпорту збирає необхідні документи — комерційний інвойс, сертифікат походження, пакувальний лист, сертифікати відповідності — і перевіряє їхню повноту до прибуття партії, бо відсутній документ означає плату за зберігання та штрафи. Після прибуття картка переходить до «Митного оформлення», де митний брокер веде процедури оформлення та випуску; потім «Приймання» — при виході партії на склад; нарешті «Звіт про собівартість», де збираються всі витрати для реальної вартості імпорту товару.

Чат працює впродовж усього шляху партії: координація з експедитором щодо дати прибуття, терміновий запит постачальникові про документ, що запізнюється, або уточнення в брокера причини затримки на митниці. Кожне суттєве оновлення також фіксується на картці, щоб шлях лишався задокументованим для наступної ревізії.

Нарахування конфіденційно ведуть витрати на імпорт: митні збори, оплата брокерських послуг, перевезення, зберігання та вартість товару фіксуються за кожною партією в міру виникнення, — координатор імпорту та фінансовий відділ знають накопичену собівартість кожної картки до її закриття в «Звіті про собівартість», і саме цю реальну собівартість надалі затверджує відділ ціноутворення.

Координатор імпорту володіє карткою від «Запиту» до «Документів» і не передає її до «Митного оформлення» без повного комплекту документів; брокер приймає її там і документує етапи випуску та сплачені збори; завідувач складу підтверджує «Приймання» звіренням кількостей; фінансовий відділ переглядає «Звіт про собівартість» і порівнює його із зафіксованим у нарахуваннях. Будь-яка партія, що перевищує дату прибуття на тиждень, одразу потрапляє в щотижневий огляд дошки.