Комплексна система відділу закупівель
Відділи закупівель, що керують запитами внутрішніх підрозділів, пропозиціями постачальників, контрактами та платежами.
Повний цикл закупівлі: від запиту підрозділу до оцінки постачальника — із задокументованими пропозиціями, зрозумілими затвердженнями та звіреними платежами.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Кожен запит на закупівлю надходить у систему карткою в колонку «Запит», де фіксуються дані про товар, кількість, технічні специфікації, підрозділ-замовник і дата потреби. Закупівельник приймає картку та переміщує її до «Пропозицій», де збирає щонайменше три комерційні пропозиції від постачальників і завантажує їх вкладеннями на картку зі стислою порівняльною таблицею. Після укомплектування пропозицій картка переходить до «Затвердження» до керівника закупівель, який зважує ціну, якість і надійність та затверджує найвідповіднішу пропозицію; далі — до «Закупівлі» для виписки замовлення на закупівлю та надсилання його постачальникові. Після надходження партії картка переходить до «Приймання», де додається акт приймання та звірення; потім «Оплата», доки фінансовий відділ не сплатить рахунок після трьохстороннього звірення замовлення, приймання та рахунку; нарешті картка осідає в «Оцінці постачальника», де оцінюється робота постачальника в цій угоді.
Чат — канал щоденної координації: запитання закупівельника про нечітку специфікацію в запиті підрозділу або швидке уточнення з постачальником щодо дати поставки. А рішення про вибір постачальників із довгостроковим ефектом не лишаються в чаті — вони документуються на форумі, особливо у великих угодах, де будь-який ревізор згодом має зрозуміти, чому ми обрали саме цього постачальника.
Форум присвячує свої розділи оцінці постачальників та документуванню рішень про затвердження: кожен постачальник має постійну тему, в якій накопичуються оцінки команди за послідовними угодами, — так колективний досвід стає корпоративною пам'яттю, що не зникає зі звільненням працівника. Нарахування конфіденційно ведуть фінанси з постачальниками: аванси та залишки заборгованості за кожним постачальником бачать лише уповноважені, і вони звіряються з картками «Оплати» перед будь-якою виплатою.
Потік інформації чіткий: підрозділ-замовник подає запит і далі не втручається в переговори; закупівельник веде картку до «Закупівлі»; координатор приймання документує надходження; фінансовий відділ замикає цикл в «Оплаті». Керівник закупівель щотижня переглядає всю дошку: картки, що зависли в «Пропозиціях» понад тиждень, запити без затвердження, постачальники, що порушили строки, — і ухвалює рішення на основі однієї дошки, а не розрізнених звітів.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Керівник закупівель
Затверджує пропозиції в колонці «Затвердження», щотижня переглядає дошку в пошуках завислих запитів і курує оцінки постачальників на форумі.
Закупівельники
Ведуть картку від «Запиту» до «Закупівлі»: уточнюють специфікації в підрозділів, збирають пропозиції та завантажують їх вкладеннями, ведуть переговори з постачальниками й виписують замовлення на закупівлю.
Координатор приймання
Документує надходження партій у колонці «Приймання» актом приймання з кількісним і якісним звіренням та негайно повідомляє закупівельнику про будь-яку нестачу чи пошкодження.
Фінансовий відділ
Звіряє рахунок із замовленням на закупівлю та актом приймання перед оплатою й фіксує авансові та фінальні платежі в нарахуваннях за кожним постачальником.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Форум — Задокументовані обговорення в упорядкованих розділах — рішення та знання не губляться
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Розділи форуму (4)
- Оцінка постачальниківПостійна тема для кожного постачальника, де накопичуються оцінки дотримання строків, якості та ціни за послідовними угодами.
- Рішення про затвердженняДокументування причин затвердження однієї пропозиції замість іншої у великих закупівлях — чому ми обрали цього постачальника і за якими критеріями.
- Досвід поставокПроблеми поставок, затримки та нестачі й те, як їх було вирішено, — довідник для команди перед роботою з будь-яким колишнім постачальником.
- Розвиток процедур закупівліПропозиції щодо покращення циклу запиту, затвердження та приймання від самої команди.
«Правила роботи в цій системі» — Закріплено на форумі
1. Жодних закупівель поза системою: кожен запит реєструється карткою в колонці «Запит», незалежно від суми. 2. Жодна картка не переходить до «Затвердження» без трьох доданих пропозицій або задокументованого обґрунтування меншої кількості. 3. Рішення про вибір постачальника у великих угодах документуються на форумі — чат лише для швидкої координації. 4. Жодної оплати без трьохстороннього звірення: замовлення на закупівлю, акт приймання та рахунок; платіж одразу фіксується в нарахуваннях. 5. Кожен постачальник оцінюється в колонці «Оцінка постачальника» та у своїй темі на форумі до закриття картки.
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.