Система відділу контрактів із постачальниками
Команди, що керують контрактами з постачальниками, їхніми продовженнями та виконанням зобов'язань — від підписання до звіту.
Живий реєстр контрактів: кожен контракт — картка, що відстежує його умови, виконання та продовження чи заміну до настання критичних дат.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Кожен контракт із постачальником надходить у систему карткою в колонку «Контракт», на яку додається підписаний текст контракту, дані постачальника, вартість і строк; далі вона переходить до «Умов», де виокремлюються суттєві зобов'язання — рівні сервісу, штрафи за затримку, дати поставок — і на картці реєструються завдання відстеження з датами виконання. Потім картка осідає у «Виконанні» на весь строк контракту: кожне порушення умови чи виконане зобов'язання документується на ній з датою. За дев'яносто днів до завершення контракту картка переходить до «Продовження» для переговорів про пролонгацію або до «Заміни», якщо ми вирішили знову відкрити конкуренцію; нарешті вона закривається в «Звіті» з комплексною оцінкою контракту та постачальника.
Чат — для швидкої координації між відповідальним за контракти, закупівлями та юридичним відділом: запитання про тлумачення пункту, попередження про наближення дати продовження чи узгодження зустрічі з постачальником-порушником. Рішення — як-от застосування штрафу чи звільнення від нього — документуються на самій картці контракту з обґрунтуванням, щоб не загубитися в розмовах.
Нарахування відстежують фінанси, пов'язані з контрактами: аванси при підписанні, періодичні платежі, належні постачальникові, та накладені на нього штрафи, що реєструються як актив компанії. Їх бачать лише відповідальний за контракти та фінансовий відділ, — тож фінансова картина кожного контракту завжди актуальна без звернення до окремих файлів.
Відповідальний за контракти щотижня відкриває колонку «Виконання» й переглядає зобов'язання, що настали; юридичний відділ перевіряє нові картки «Умов» і засвідчує виокремлення зобов'язань; закупівлі готуються до карток «Заміни» заздалегідь, щоб оголосити альтернативний конкурс. Так жоден контракт із слабким виконанням не продовжується автоматично, і жоден важливий контракт не завершується без готової альтернативи.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Відповідальний за контракти
Веде картку від «Контракту» до «Звіту»: виокремлює зобов'язання, відстежує виконання та відкриває продовження за дев'яносто днів до завершення.
Юридичний відділ
Перевіряє картки «Умов» і засвідчує виокремлення зобов'язань, надає висновки щодо порушень та застосування штрафів.
Закупівлі
Приймають картки «Заміни» та оголошують альтернативний конкурс у строки, що гарантують безперервність постачання.
Фінансовий відділ
Відстежує належні платежі та штрафи за кожним контрактом у нарахуваннях і звіряє їх з умовами картки.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.