Система відділу складів компанії

Кожна вхідна партія надходить карткою в колонку «Приймання», де фіксуються дані постачальника, номер замовлення на закупівлю та акт приймання; далі вона переходить до «Перевірки», де контролер перевіряє кількість, якість і відповідність специфікаціям та документує результат на картці — прийнято чи відхилено з причиною. Прийняте переходить до «Зберігання» зі зазначенням місця зберігання (стелаж і ряд) в описі картки; запити підрозділів на видачу керуються картками в колонці «Видача», де фіксуються підрозділ-замовник, кількість і мета; картки періодичної інвентаризації лишаються в «Інвентаризації» до завершення звірення; нарешті вони закриваються в «Звіті» з підсумком руху.

Чат — канал швидкої координації з підрозділами: запитання про залишок товару перед поданням запиту на видачу, повідомлення про термінову видачу, що потребує виняткового схвалення, або узгодження дати інвентаризації з представником підрозділу. Жодних рішень у чаті — будь-яке коригування запасів чи списання пошкодженого документується на самій картці інвентаризації.

Нарахування конфіденційно ведуть підзвітне майно: все, що видається працівникові в особисте користування (інструменти, пристрої, робочий одяг), фіксується за ним у нарахуваннях, — завідувач складу та сам працівник точно знають, що за ним числиться, і це погашається при поверненні чи звільненні. Так само фіксуються вартості списаного після інвентаризації, щоб відповідальність за пошкодження лишалася чіткою.

Завідувач складу відкриває дошку вранці й бачить очікувані партії в «Прийманні» та запити на видачу, що очікують; виконавці видачі виконують запити й переміщують картки; контролер пропускає лише відповідне. Періодична інвентаризація планується карткою за тиждень і проводиться за участю представника профільного підрозділу; будь-яке розходження між обліком і фактом документується на картці та усувається до закриття в «Звіті».