Система відділу внутрішньої логістики

Кожна потреба в перевезенні між двома локаціями надходить карткою в колонку «Запит», де фіксуються підрозділ-замовник, локації завантаження та доставки, характер вантажу і дата потреби. Координатор логістики приймає картку та переміщує її до «Планування», де визначає транспорт, водія та маршрут рейсу і зважує близькі запити, щоб об'єднати їх в один рейс. У «Виконанні» водій документує завантаження фотографіями та оновлює статус рейсу; після прибуття картка переходить до «Передачі», де одержувач підписує акт приймання після огляду вантажу. Далі картка проходить «Собівартість» для фіксації пального та вартості рейсу і закривається в «Звіті» щомісячним підсумком руху перевезень між локаціями.

Чат — жива артерія координації: водій повідомляє про затримку в дорозі чи несправність транспорту, підрозділ-замовник запитує про час прибуття, координатор переплановує терміновий рейс. Кожна зміна в часі чи маршруті одразу оновлюється на картці, щоб замовник не покладався на застарілу інформацію з розмови.

Нарахування відстежують фінанси руху: вартість кожного рейсу фіксується на картці, а аванси, видані водіям на пальне та витрати, реєструються за ними в нарахуваннях і погашаються після кожного рейсу за квитанціями. Так координатор знає фактичну вартість перевезення кожного вантажу та кожної локації, а будь-яке перевищення витрат видно одразу.

Підрозділ-замовник подає запит і не координує з водієм напряму — координатор є єдиною точкою контакту, щоб вказівки не суперечили одна одній. Водії оновлюють картки «Виконання» в міру просування; одержувач на локації підписує «Передачу» після огляду, а не до нього. Координатор щомісяця переглядає «Звіт» і бачить обсяг перевезень між кожною парою локацій та їх вартість, пропонуючи, що об'єднати або де залучити зовнішнього перевізника.