Система нотаріального бюро
Нотаріальні бюро з щоденними справами договорів, довіреностей і переоформлення правочинів.
Нотаріальна справа від запису на прийом до архівування, з дисциплінованою перевіркою та щоденною реєстрацією зборів без відкладання.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Кожна справа — картка, що починається в «Запис на прийом» з даними сторін, типом справи — договір, довіреність чи переоформлення, — датою візиту та переліком документів, які потрібно принести; далі переходить до «Перевірка» під час візиту для звіряння посвідчень особи, правоздатності та повноти документів. У «Складання» секретар пише текст договору чи довіреності відповідно до волі сторін і приписів закону та пред'являє його їм; потім «Посвідчення», де головний нотаріус проводить визнання та підписання й видає правочин, і нарешті «Видача та архівування» — з видачею сторонам їхніх примірників і збереженням запису під реєстраційним номером.
Чат координує робочий день: підтвердження прийому з клієнтом, сповіщення секретаря про прибуття сторони, що запізнюється, чи запит бракуючого документа до прийому, щоб клієнт не приходив марно. Оголошення публікують для клієнтів години роботи та офіційні сповіщення — як-от нові вказівки Міністерства юстиції щодо нотаріальних процедур чи вимоги електронного переоформлення, — щоб клієнт приходив із повним комплектом документів з першого візиту.
«Платежі» щодня реєструють збори кожної справи й чітко розмежовують державні збори та гонорар бюро — головний нотаріус знає дохід дня й місяця точно, без ручного підрахунку. Секретарі переміщують картки стовпцями з кожним клієнтом, а нотаріус переглядає чергу «Посвідчення» перед кожною сесією й не ставить печатку на справу, доки на її картці не завершено перевірку та складання, — бо його печатка є регуляторною відповідальністю, яку не можна покладати на миттєве судження.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Головний нотаріус
Проводить визнання та посвідчення в стовпці «Посвідчення», затверджує формулювання нестандартних договорів, переглядає реєстр дня перед його закриттям.
Нотаріальні секретарі
Перевіряють посвідчення особи та документи в «Перевірка», складають договори й довіреності, переміщують картки стовпцями з кожною справою.
Координатор запису
Керує чергою «Запис на прийом», підтверджує візити з клієнтами та повідомляє їм необхідні документи, здійснює видачу та архівування після завершення посвідчення.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Оголошення — Офіційний голос керівництва — циркуляри та сповіщення, які доходять до всіх
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Вітальне оголошення: «Ласкаво просимо до системи посвідчень»
Відсьогодні кожна справа — картка, що рухається від запису на прийом до видачі та архівування, а всі збори реєструються в «Платежах» того самого дня. Почніть із реєстрації прийомів цього тижня картками в черзі запису та опублікуйте в Оголошеннях вимоги до документів для кожного типу справи, щоб клієнти ознайомилися з ними до візиту.
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.