Система об'єднання співвласників комплексу
Об'єднання співвласників житлових і комерційних комплексів із спільними послугами та періодичними внесками.
Щоденна експлуатація комплексу, внески об'єднання та рішення зборів в одній системі, що захищає права співвласників і документує голосування.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Завдання об'єднання розподіляються на п'ять стовпців: «Щоденна експлуатація» для робіт охорони, прибирання та поточного функціонування; «Планове обслуговування» для робіт з ліфтами, насосами та системами за їхніми періодичними термінами; «Внески» для контролю виставлення періодичних внесків та їх стягнення зі співвласників; «Рішення зборів» для питань, винесених на загальні збори, — бюджети та великі контракти; і «Виконання» для того, що затвердили збори й що впроваджується на місці. Картка переходить зі стовпця в стовпець у міру завершення етапу — затверджене рішення в «Рішення зборів» перетворюється на виконавчу картку з відповідальним і терміном.
«Платежі» зберігають фінансову конфіденційність співвласників: внесок кожної одиниці, що її власник сплатив і що залишився винен, витрати об'єднання на зарплати та контракти обслуговування, — бачать їх лише керуючий об'єднанням та його бухгалтер. Форум — арена внутрішньої демократії: кожне питання, що потребує голосування, виноситься в розділ голосувань з обґрунтуванням і вартістю, а рішення зборів документується остаточно й не губиться в чаті. Чат — для швидкої координації між керуючим, комітетом та підрядниками; Оголошення — офіційний канал об'єднання для співвласників: запрошення на зібрання, повідомлення про обслуговування та заплановані відключення води.
Керуючий об'єднанням щодня керує дошкою та переміщує картки; комітет співвласників переглядає та затверджує те, що перевищує його повноваження; бухгалтер внесків керує стовпцем «Внески», записує сплати в «Платежі» та переслідує боржників офіційними листами. Щоквартально з «Платежів» випускаються відомості доходів і витрат і представляються зборам — власник бачить, куди пішли його внески, і саме ця прозорість є суттю роботи об'єднання.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Керуючий об'єднанням
Щодня експлуатує дошку: розподіляє завдання експлуатації та обслуговування, переміщує картки стовпцями, виконує затверджені рішення зборів у стовпці «Виконання».
Комітет співвласників
Переглядає бюджети та великі контракти, виносить питання на голосування на Форумі, документує рішення зборів і протоколи її засідань.
Бухгалтер внесків
Виставляє періодичні внески та записує сплату кожного власника в «Платежі», відстежує боржників, готує щоквартальні відомості доходів і витрат.
Керівник обслуговування та експлуатації
Виконує роботи «Щоденна експлуатація» та «Планове обслуговування» на місці, приймає заявки співвласників з чату та закриває їхні картки після виконання.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Форум — Задокументовані обговорення в упорядкованих розділах — рішення та знання не губляться
- Оголошення — Офіційний голос керівництва — циркуляри та сповіщення, які доходять до всіх
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Розділи форуму (5)
- Голосування та рішення зборівКожне питання, що потребує затвердження зборів, виноситься сюди з його вартістю та обґрунтуванням; результат голосування та фінальне рішення документуються в тій самій темі.
- Пропозиції постачальників і підрядниківПорівняння пропозицій великих контрактів обслуговування та експлуатації до представлення їх зборам — ціни, гарантії та послужний список.
- Спільні послугиОбговорення рівня прибирання, охорони та щоденної експлуатації й пропозицій їх поліпшення з чинними чи альтернативними підрядниками.
- Зауваження та скарги співвласниківНетермінові зауваження співвласників щодо зручностей і послуг — прийняті з них перетворюються на картки на дошці.
- Розвиток комплексуІдеї покращення спільних зручностей і підвищення вартості комплексу: зовнішні сесії, вивіски, оновлення входів тощо.
«Правила роботи в цій системі» — Закріплено на форумі
1. Кожне завдання експлуатації чи обслуговування має картку на дошці з відповідальним і терміном — жодної роботи усно. 2. Жодна витрата понад ліміт повноважень керуючого не виконується без задокументованого рішення в розділі «Голосування та рішення зборів». 3. Внески співвласників та їхні рахунки — лише в «Платежах», і бачать їх лише керуючий та бухгалтер. 4. Результат кожного голосування записується в його темі на Форумі в день затвердження, і для нього створюється картка в «Виконання». 5. Офіційні повідомлення співвласникам публікуються в Оголошеннях і не обмежуються чатом. 6. Боржникам надсилаються поступові офіційні листи, задокументовані на картці їхньої одиниці.
Вітальне оголошення: «Ласкаво просимо до системи об'єднання»
Ця система — спосіб роботи об'єднання відсьогодні: експлуатація та обслуговування — картки на дошці, внески співвласників — у «Платежах» з повною конфіденційністю, а кожне рішення, що потребує голосування зборів, виноситься на Форум і документується там. Перший крок: переглянути відомість поточних внесків і зареєструвати чинні контракти експлуатації. Запрошення на зібрання та офіційні повідомлення співвласникам публікуються в цьому каналі.
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.