Система комплексного управління нерухомістю
Керуючі нерухомістю, які експлуатують портфелі кількох власників: оренда, обслуговування та стягнення.
Кожна одиниця нерухомості — живий файл, що рухається від вакантності до оренди, стягнення й поновлення, з супроводом обслуговування та витрат кожного об'єкта.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Кожна одиниця в портфелі управляється карткою, що проходить повний цикл: починається у «Вільна» після звільнення, переходить до «Пропонується» щойно її опубліковано й почалися покази, потім до «Орендована» одразу після підписання договору та передачі ключа. Під час дії договору картка проходить через «Обслуговування» за кожної вхідної заявки й повертається до «Орендована» після ремонту, а за дев'яносто днів до завершення договору переходить до «Поновлення» для переговорів з орендарем — і або повертається орендованою з новим договором, або переходить до «Звільнення» для приймання одиниці, її огляду та повернення вакантною знову.
«Платежі» — фінансова книга портфеля: щомісячні належні орендні платежі реєструються за кожним договором, що з них стягнуто, а що затримується, а витрати на обслуговування та комісії записуються на той об'єкт, на який їх витрачено, — керуючий портфелем знає чистий дохід кожного об'єкта та відсоток стягнення без звернення до книг власника. Чат — канал швидких заявок: заявка на протікання від орендаря чи узгодження терміну показу; Оголошення ж використовуються для офіційних нагадувань орендарям про терміни, як-от дати сплати, загальні роботи обслуговування та повідомлення про звільнення.
Робота трьох ролей поєднується на тій самій картці: агент з оренди переміщує одиницю з «Пропонується» до «Орендована» та записує дані орендаря; бухгалтер стягнення стежить за стовпцем «Орендована», записує платежі в «Платежі» та сигналізує про боржників; координатор обслуговування приймає заявки з чату й відкриває картку в «Обслуговування» до її закриття. Керуючий портфелем переглядає дошку зранку й бачить заповненість, заборгованості та відкриті заявки одним поглядом, а щомісяця подає кожному власникові звіт про його об'єкт.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Керуючий портфелем
Наглядає за всією дошкою та відсотками заповненості й стягнення, затверджує нові договори оренди, подає власникам щомісячні звіти про роботу їхніх об'єктів.
Агент з оренди
Керує одиницями в стовпцях «Вільна» та «Пропонується»: узгоджує покази, веде переговори з орендарями, переводить картку в «Орендована» після підписання договору та передачі.
Координатор обслуговування
Приймає заявки з чату та відкриває їхні картки в «Обслуговування», розподіляє техніків і супроводжує ремонт до закриття картки й повернення одиниці в її стан.
Бухгалтер стягнення
Записує належні та стягнуті оренди в «Платежі» за кожним об'єктом, відстежує боржників та ескалює вимоги, реєструє витрати на обслуговування на їхні об'єкти.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Оголошення — Офіційний голос керівництва — циркуляри та сповіщення, які доходять до всіх
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Вітальне оголошення: «Ласкаво просимо до системи управління портфелем»
Відсьогодні кожна одиниця, якою ми керуємо, — картка на цій дошці, що рухається від «Вільна» до «Поновлення» чи «Звільнення», а кожна гривня, що входить чи виходить, записується в «Платежі» на її об'єкт. Перший крок: зареєструйте вільні одиниці та чинні договори повністю протягом цього тижня, щоб картина склалася. Термінові заявки орендарів — у чаті, а офіційні нагадування для них публікуються тут, в Оголошеннях.
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.