Система охоронної компанії
Охоронні компанії, що ведуть кілька об'єктів із цілодобовими змінами.
Експлуатація охоронних об'єктів зі змінами та обходами, документування повідомлень, періодичні звіти клієнту та рахунки за контрактом.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Кожен об'єкт клієнта — материнська картка, що починається в «Об'єкт» з документуванням даних установи, потрібної кількості охоронців та спеціальних інструкцій об'єкта. Щоденна робота обертається наступними колонками: «Зміна» — документування здачі та прийняття кожної зміни й підтвердження присутності охоронців; «Обхід» — записи обходів охоронців чи керівників із їхнім часом та зауваженнями; за будь-якого інциденту створюють картку «Повідомлення», де записують, що сталося, хто був присутній, вжитий захід і кого з органів сповіщено. Періодично записи зводять у «Звіт», що подається клієнту з підсумком змін, обходів і повідомлень; далі «Рахунки» — місячний рахунок контракту.
Чат — для миттєвої координації, що не терпить зволікання: покриття зміни відсутнього охоронця, ескалація безпекового повідомлення з об'єкта до адміністрації, вказівка керівника посту охорони. Оголошення — офіційний голос керівництва: загальні безпекові вказівки для всіх об'єктів, дисциплінарні застереження, наказ про оновлення процедур поводження з відвідувачами чи надзвичайними ситуаціями. Нарахування конфіденційно фіксують зарплати охоронців і керівників, дебіторку клієнтів та будь-які утримання чи договірні штрафи.
Охоронець записує свої обходи та повідомлення в міру роботи; керівник об'єкта переглядає записи своєї зміни та ескалює адміністрації гідне; відповідальний за звіти зводить дані місяця з карток «Зміна», «Обхід» і «Повідомлення» та готує звіт клієнта до виставлення рахунку — жоден рахунок не виставляється без повного звіту, що засвідчує якість послуги.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Директор операцій
Наглядає за всіма об'єктами та змінами, опрацьовує ескальовані повідомлення, переглядає щомісячні звіти клієнтів до їх затвердження й додання до рахунків.
Керівники об'єктів
Ведуть зміни своїх об'єктів: підтвердження присутності, здача та прийняття, перегляд обходів, перше реагування на будь-яке повідомлення та його ескалація за потреби.
Охоронці
Виконують зміни та обходи за інструкціями об'єкта, записують обходи й повідомлення на картки одразу після події, не наприкінці зміни.
Відповідальний за звіти та рахунки
Зводить записи місяця з колонок і готує періодичний звіт клієнта, виставляє рахунки та фіксує зарплати й належне в Нарахуваннях.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Оголошення — Офіційний голос керівництва — циркуляри та сповіщення, які доходять до всіх
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Вітальне оголошення: «Ласкаво просимо до системи охоронної компанії»
Відсьогодні наші об'єкти та зміни ведуться з цієї дошки: кожна зміна здається та приймається з документуванням, кожен обхід реєструється зі своїм часом, кожне повідомлення записується з вжитим заходом одразу після події. Жодне повідомлення не переказується усно й не губиться — що не записано, того не було. Почніть із реєстрації об'єктів і графіків змін; безпекові вказівки та офіційні накази надходитимуть вам через Оголошення тут.
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.