Система відділу закупівлі послуг

Кожна потреба в послузі — періодичне обслуговування, прибирання, консультація, підряд — надходить карткою в колонку «Запит», де підрозділ-замовник описує необхідний обсяг робіт, локацію виконання та очікувану тривалість. Закупівельник послуг переміщує її до «Пропозицій» для збору пропозицій від постачальників послуг з порівнянням, яке не зупиняється на ціні, а охоплює досвід, кадри та строки виконання. Після вибору картка переходить до «Контракту», де формулюються обсяг робіт, рівні сервісу та умови оплати й укладається підпис; потім «Виконання» — упродовж усього періоду надання послуги з періодичним задокументованим моніторингом на картці. Після завершення робіт картка переходить до «Приймання», де підрозділ-отримувач оглядає результат і підписує акт приймання; потім «Оцінка» для документування роботи постачальника; нарешті «Виставлення рахунку» для виплати належного.

Чат координує щоденне виконання: час прибуття бригади обслуговування, запитання постачальника про підготовку локації або повідомлення підрозділу-отримувача про недолік виконання під час робіт. Зауваження, що впливають на приймання чи оплату, документуються на картці, а не в розмові.

Нарахування ведуть фінанси послуг: аванси при підписанні, платежі, прив'язані до етапів виконання, та утримуваний фінальний платіж до приймання — усе реєструється за постачальником послуг і звіряється з актами приймання перед виплатою. Жодного фінального платежу, доки картка послуги не в «Прийманні», підписаному підрозділом-отримувачем.

Закупівельники послуг володіють карткою від «Запиту» до «Контракту»; підрозділ-отримувач супроводжує «Виконання» та документує зауваження й підписує «Приймання» після фактичного огляду, а не на довірі. Оцінка в колонці «Оцінка» будує реєстр постачальників послуг: кого запросити до наступного тендеру, а кого виключити; фінансовий відділ не платить у «Виставленні рахунку» без повного комплекту документів.