Система літнього дитячого клубу
Заклад, що організовує сезонні клуби для дітей із щоденними програмами, активностями, вимогами безпеки та комунікацією з батьками.
Повний сезон від реєстрації до закриття: щоденні програми, задокументовані активності, безпека без самодіяльності та звіти для батьків.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Сезон відкривається картками «Реєстрація» для кожної дитини з її даними, віком, станом здоров’я, номерами екстреного зв’язку та особою, уповноваженою її забирати, — інформація про отримання є безпековою, а не адміністративною. Картка переходить у «Програма», де дитина зараховується до своєї вікової категорії та програми її днів; потім команда щодня працює в «Щоденні активності», де документуються виконані активності, відвідуваність дітей, їхня залученість та будь-які поведінкові зауваження, важливі для керівників. Колонку «Безпека» входить будь-яка картка при інциденті, яким би дрібним він не був: подряпина, сварка чи підвищення температури, — документуються подія, вжитий захід та повідомлення батьків до повернення картки до її шляху. Періодично готуються картки «Звіт», що підсумовують тиждень дитини та якими діляться з її родиною, і все завершується «Закриття сезону» для архівування та оцінки всього сезону.
Чат — між керівниками та директором клубу: узгодження активності, запит матеріалів чи негайна ескалація випадку безпеки — у дитячих справах хвилини вирішують. Оголошення — для загального клубу: графік поїздок та спеціальних заходів, інструкції щодо одягу та матеріалів і погодні попередження для активностей просто неба.
Платежі ведуть сезонні внески за участь, передплати та оплачувані додаткові активності, як-от поїздки, — з конфіденційністю, що відділяє рахунок кожної родини; директор клубу знає показники стягнення до середини сезону, а не після його завершення.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Директор клубу
Затверджує програми вікових категорій та графіки активностей, перш за все переглядає звіти безпеки, і лише він має рішення про зупинку будь-якої активності.
Керівники активностей
Виконують щоденні активності та документують відвідуваність і залученість на картках, одразу повідомляють про будь-який інцидент, що входить у колонку «Безпека».
Відповідальний за безпеку
Щодня оглядає приміщення та інструменти до прийому, документує кожну подію в «Безпека» з вжитим заходом та повідомленням батьків, супроводжує випадки до їх заспокоєння.
Координатор реєстрації та комунікації
Веде картки реєстрації та списки уповноважених на отримання, готує щотижневі звіти для батьків, відстежує стягнення внесків у Платежах.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Оголошення — Офіційний голос керівництва — циркуляри та сповіщення, які доходять до всіх
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Вітальне оголошення: «Ласкаво просимо до системи літнього клубу»
Відсьогодні сезон керується звідси: реєстрація, програми, активності, безпека та звіти — картки у зрозумілих колонках. Правило без самодіяльності: будь-який інцидент, яким би дрібним він не був, входить у колонку «Безпека», документується, і його батьки повідомляються в той самий день. Чат — для швидкої координації, Оголошення — для заходів та інструкцій батькам, внески — в Платежах. Почніть із реєстрації дітей-учасників та перевірки даних екстреного зв’язку кожного.
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.