Система відділу аудиту постачальників
Команди, що періодично оцінюють постачальників компанії через польові візити, зауваження, коригувальні дії та рішення про продовження співпраці.
Методичний аудит постачальників: річний план, задокументовані візити, коригувальні дії та рішення про продовження, що ґрунтується на доказах.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Цикл починається з карток у колонці «План», що визначають постачальників, охоплених аудитом року, критерії оцінки та дату кожного візиту. У призначений час картка переходить до «Візиту», де аудитори відвідують об'єкт постачальника й заповнюють чек-лист — якість, безпека, регуляторна відповідність, фінансова спроможність — і завантажують докази та фотографії вкладеннями. Кожен виявлений недолік реєструється в «Зауваженнях» з класифікацією за критичністю; потім картка переходить до «Коригувальних дій», де від постачальника вимагається коригувальний план із конкретними строками, і його виконання відстежується. Після завершення терміну картка переходить до «Оцінки» для розрахунку фінального балу; нарешті «Рішення про продовження»: продовження без застережень, умовне продовження або припинення співпраці.
Форум — це корпоративна пам'ять аудиту: результати кожного візиту публікуються в темі постачальника, коригувальні дії відстежуються відкрито між відділами якості та закупівель, а рішення про продовження чи припинення документуються з обґрунтуваннями. Коли через рік хтось запитає, чому ми припинили співпрацю з постачальником, він знайде повний запис, а не розрізнені спогади.
Потік інформації суворий: аудитори постачальників проводять візити та виносять зауваження; відділ якості засвідчує класифікацію критичності та відстежує коригувальні дії; закупівлі присутні при результатах, бо рішення про припинення означає пошук альтернативи до того, як буде пізно. Жодне рішення про продовження чи припинення не ухвалюється на випадковій нараді — кожне рішення будується на картці, що пройшла всі етапи, і документується на форумі.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Аудитори постачальників
Проводять польові візити, заповнюють чек-листи та завантажують докази й зауваження на картки.
Відповідальний за якість
Засвідчує класифікацію критичності зауважень і відстежує коригувальні дії в колонці «Коригувальні дії» до закриття.
Відповідальний за закупівлі
Присутній при результатах оцінки та готується до рішень про припинення, забезпечуючи альтернативних постачальників до перерви в постачанні.
Директор з ланцюга поставок
Затверджує річні плани аудиту та підписує рішення про продовження чи припинення, задокументовані на форумі.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Форум — Задокументовані обговорення в упорядкованих розділах — рішення та знання не губляться
Розділи форуму (4)
- Результати аудитівПостійна тема для кожного постачальника, де публікуються результати візитів та оцінки за роками, — накопичувальний запис ефективності.
- Коригувальні діїВідстеження коригувальних планів постачальників: що вони виконали, а що запізнилося, та докази закриття.
- Рішення про продовження та припиненняДокументування кожного рішення про продовження чи припинення з обґрунтуваннями та балом оцінки, на якому воно ґрунтується.
- Методологія аудитуРозвиток чек-листів і критеріїв оцінки на основі того, що виявляють фактичні перевірки.
«Правила роботи в цій системі» — Закріплено на форумі
1. Жоден критичний постачальник не продовжує співпрацю рік без задокументованого аудиторського візиту з повною карткою. 2. Кожне зауваження класифікується за критичністю, і його докази додаються в «Зауваженнях» до вимоги постачальнику про будь-які дії. 3. Коригувальні дії мають конкретні строки на картці — дворазова затримка постачальника означає ескалацію до «Рішення про продовження». 4. Рішення про продовження та припинення документуються на форумі з обґрунтуваннями та балом оцінки й не ухвалюються на незадокументованих нарадах. 5. Закупівлі повідомляються про рішення щодо припинення одразу після його документування для забезпечення альтернативи до перерви в постачанні.
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.