这套系统里的工作如何运转？
员工提交报销，连同票据、费用类型与日期在“报销申请”列录卡；进入“政策审核”列后，费用会计核对合规性：类目上限、票据齐整、与公务的关联——不合规的附具体批注退回本人，不口头打回。审核后到“审批”列，由有相应金额权限的经理签批；再到“付款”列执行转账或现金支付并附凭证；随后“归档”列把单据归整；月度“报告”列按类型与部门汇总费用，找出最吃政策额度的类目。
款项是这套系统的心脏：每位员工有费用台账，记录已批报销、已付款项、被拒项及拒绝原因，且是私密的——员工见自己的台账，经理见团队合计。“我的报销到哪了”这类问题就此消失：状态在看板上，资金轨迹在账上。
工作这样流转：报销员工发起；费用会计查政策；审批经理在“审批”列定夺；出纳或执行会计付款；卡片归档并进月报，让管理层看清支出模式与政策漏洞。
谁负责什么？
这套系统中的运营角色，以及每个角色在日常工作中的职责——可以原样指派给你的团队，也可以按你们的实际情况调整。
费用会计
在“政策审核”列严谨、公正地检查报销，附清晰批注退回缺口件，每天把分录记入款项。
审批经理
在自己的财务权限内于“审批”列批准团队报销，任何例外先在卡片上书面说明再放行。
出纳
在“付款”列执行已批付款并附留档凭证，每日关账前核对自己的付出。
报销员工
在规定时限内连同完整票据提交报销，在看板上自查进度，不再逐人追问。
从第一天起就为你准备好什么？
系统单元
- 任务 — 带有工作流列和执行卡片的看板
- 款项 — 严格保密的内部资金——应收款项、预支款与费用