这套系统里的工作如何运转？
每项业务是一张卡片，从“客户收件”开始——收取护照、学历、所需函件并检查其完整性与有效性；随后进入“递交”，由持牌经办人整理申请并通过官方渠道提交主管机关。卡片在“处理中”期间每日跟进申请状态，机关的任何批注或补件要求一收到即记录在卡片上；结果出来后进入“决定”列——批准、补件或拒签并注明原因；最后在“交付”列把签证或居留许可交给客户并办结。
聊天用于内部快速协调：提醒跟进人员机关有了回复，或请客户在递交前补齐文件。公告是事务所面向客户的声音：签证、居留政策或费用的任何变化都即时发布，并说明对在手和新业务的实际影响，让客户不必等待电话就知道自己的处境——这些提醒本身就是客户信任事务所的理由。
款项模块严格区分代客户缴纳的政府规费与事务所服务费，逐项业务记录客户已付与未付金额。持牌经办人每天检查“处理中”卡片，发现超过正常时限的业务即指派跟进人员联系机关——不让任何业务流失在机关的部门之间，也不让规费拖欠卡住本已就绪的业务。
谁负责什么？
这套系统中的运营角色，以及每个角色在日常工作中的职责——可以原样指派给你的团队，也可以按你们的实际情况调整。
持牌经办人
以持牌身份向机关递交申请，递交前检查档案完整性，裁定“决定”列业务并指示补件或申诉。
跟进专员
在列间移动卡片，每天在“处理中”跟进申请状态，机关来文即更新卡片。
前台受理员
在“客户收件”列收取并检查文件，联系客户补齐缺失，并在“交付”列完成最终交付。
从第一天起就为你准备好什么？
系统单元
- 任务 — 带有工作流列和执行卡片的看板
- 聊天 — 团队快速日常协调频道
- 公告 — 管理层的官方声音——传达到每个人的通告与提醒
- 款项 — 严格保密的内部资金——应收款项、预支款与费用
欢迎公告: «欢迎使用业务管理系统»
从今天起，每项业务都是一张卡片，从收件流转到交付；机关的每次回复立即记录在卡片上；政策的每次变化都通过公告告知客户。第一步：登记在手业务，并在各列标出它们的真实状态。