这套系统里的工作如何运转？
每个商标或专利档案是一张卡片，从“检索”开始——初步检索近似商标、在向客户承诺结果前评估可注册性；随后进入“提交”，由持牌代理人整理申请并按范围提交沙特知识产权局或国际机构。机构审查期间卡片留在“审查跟进”，任何异议或补件要求都记录并在期限内答复；然后进入“公告”经历公告与异议期；证书下发后进入“注册”；最后进入“续展”，权利多年后被持续跟进直至续展日。
聊天用于日常协调：提醒档案专员机构来了函件，或在答复期限前向客户索取文件。公告是事务所对客户的通道：临近续展提醒与保护到期预警，费用或程序的任何调整即时发布并说明实际影响——客户不必开口也始终知道自己的权利状态。
款项模块区分代客户缴纳的官费与代理服务费，并登记未来多年的续展应收，杜绝跨年遗漏。档案专员随机构每封来函推动卡片；持牌代理人每周检查“审查跟进”和“续展”卡片，因为答复与续展期限是硬性的、不接受拖延——一份超期的档案就意味着客户失去权利、事务所失去信任。
谁负责什么？
这套系统中的运营角色，以及每个角色在日常工作中的职责——可以原样指派给你的团队，也可以按你们的实际情况调整。
持牌代理人
以持牌身份提交申请、答复异议，承诺客户前审定检索结论，每周检查硬性期限档案。
档案专员
在“检索”列做初步检索，准备提交文件，机构来函即到即更新卡片。
续展协调员
盯“续展”日程与在保权利，期限届满前联系客户，在公告中发布期限提醒。
从第一天起就为你准备好什么？
系统单元
- 任务 — 带有工作流列和执行卡片的看板
- 聊天 — 团队快速日常协调频道
- 公告 — 管理层的官方声音——传达到每个人的通告与提醒
- 款项 — 严格保密的内部资金——应收款项、预支款与费用
欢迎公告: «欢迎使用知识产权管理系统»
从今天起，每个档案都是一张卡片，从检索流转到续展；机构每封来函连同期限记录在卡片上；每个续展日都提前充足时间发公告提醒。第一步：登记在手档案并标出真实阶段，核对本季度临近的续展日。