这套系统里的工作如何运转？
每项业务是一张卡片，从“预约”开始——记录当事人信息、业务类型（合同、授权或过户）、到场时间和需携带的文件；当事人到场后进入“核验”，核实身份、行为能力和文件完整性。在“起草”列，文书员按当事人意愿和法规要求拟就合同或授权书文本并交其过目；然后进入“公证”，由首席公证员完成宣告、签字并出具公证书；最后在“交付与归档”列把副本交给当事人，以参考号存档。
聊天协调当日工作：与当事人确认预约、提醒文书员迟到的当事人已到、预约前催补缺失文件——免得当事人白跑一趟。公告向公众发布办公时间和正式通知——如司法部关于公证程序或电子过户的最新要求——让当事人首次到访就带齐文件。
款项模块逐日记录每笔业务费用，并区分规费与事务所服务费，首席公证员无需手工盘点即可精确掌握当日当月收入。文书员随每位当事人推动卡片流转；公证员每场业务前查看“公证”列表，卡片上的核验与起草未完成绝不盖章——他的印章是法定责任，不能交给一时兴起。
谁负责什么？
这套系统中的运营角色，以及每个角色在日常工作中的职责——可以原样指派给你的团队，也可以按你们的实际情况调整。
首席公证员
在“公证”列完成宣告与公证，审定非常规合同文本，每日下班前核对当日台账。
公证文书员
在“核验”列核实身份与文件，起草合同与授权书，随每笔业务推动卡片流转。
预约协调员
管理“预约”日程，与当事人确认到场并告知所需文件，公证完成后负责交付与归档。
从第一天起就为你准备好什么？
系统单元
- 任务 — 带有工作流列和执行卡片的看板
- 聊天 — 团队快速日常协调频道
- 公告 — 管理层的官方声音——传达到每个人的通告与提醒
- 款项 — 严格保密的内部资金——应收款项、预支款与费用
欢迎公告: «欢迎使用公证管理系统»
从今天起，每项业务都是一张卡片，从预约流转到交付归档；每笔费用当天记入款项模块。请先把本周预约登记为卡片，并在公告中发布各类业务的文件要求，让当事人到场前即知悉。