这套系统里的工作如何运转？
联合会的工作分布在五列：“日常运营”管安保、保洁和日常运转；“计划维保”管电梯、水泵和各系统的定期保养；“会费”跟进定期会费的出具与收取；“大会决议”放需业主大会审议的预算和大额合同；“执行”放大会批准、正在落地的事项。卡片每完成一个阶段就移到下一列——“大会决议”中通过的决议，会变成一张有责任人和期限的执行卡片。
款项模块保护业主的财务隐私：每个单元的会费、已缴与欠缴，以及联合会的工资、维保合同等开支——仅联合会经理和会计可见。论坛是内部民主广场：需要表决的议题连同理由和费用发到表决专区，大会决定正式留痕，不会淹没在聊天里。聊天用于经理、委员会与承包商之间的快速协调；公告是联合会对业主的官方通道：会议通知、维保告知和计划停水。
联合会经理每天运营看板、移动卡片；业主委员会审议超出其权限的事项并审定；会费会计管理“会费”列，在款项模块登记缴纳、以正式函件催缴拖欠者。每季度从款项模块生成收支报表提交大会，让每位业主看清自己的会费去了哪里——这种透明正是联合会工作的核心。
谁负责什么？
这套系统中的运营角色，以及每个角色在日常工作中的职责——可以原样指派给你的团队，也可以按你们的实际情况调整。
联合会经理
每天运营看板：分派运营与维保任务、在列间移动卡片、在“执行”列落实大会批准的决议。
业主委员会
审议预算与重大合同，把议题发到论坛表决，记录大会决议与会议纪要。
会费会计
出具定期会费，在款项模块登记每位业主的缴纳，跟进拖欠，编制季度收支报表。
维保运营主管
落地执行“日常运营”与“计划维保”，从聊天接收业主报修，完工后关闭卡片。
从第一天起就为你准备好什么？
系统单元
- 任务 — 带有工作流列和执行卡片的看板
- 聊天 — 团队快速日常协调频道
- 论坛 — 在有序版块中留痕的讨论——决策与知识永不丢失
- 公告 — 管理层的官方声音——传达到每个人的通告与提醒
- 款项 — 严格保密的内部资金——应收款项、预支款与费用
论坛版块 (5)
- 大会表决与决议需要大会批准的议题连同费用与理由发到这里，表决结果和最终决定记录在同一主题中。
- 供应商与承包商比价大型维保与运营合同的报价比对——价格、质保与过往业绩——提交大会前先做功课。
- 共用设施讨论保洁、安保与日常运营水平，与现有或备选承包商商议改进方案。
- 业主意见与投诉业主对设施与服务的非紧急意见——被采纳的转为看板卡片。
- 综合体提升改善共用设施、提升综合体价值的点子：户外座椅、标识、入口翻新等。
«本系统工作规则» — 已在论坛置顶
1. 每项运营或维保任务都有看板卡片，带责任人和期限——不做口头安排。 2. 超出经理权限的支出，须凭“大会表决与决议”版块的留痕决议执行。 3. 业主会费与账目只在款项模块，仅经理和会计可见。 4. 每次表决结果当天记入论坛对应主题，并为其创建“执行”卡片。 5. 面向业主的正式通知发在公告，不以聊天代替。 6. 拖欠者以逐级正式函件催缴，并在其单元卡片上留痕。
欢迎公告: «欢迎使用联合会管理系统»
从今天起，这就是联合会的工作方式：运营与维保是看板上的卡片，业主会费在款项模块中严格保密，需要大会表决的议题发到论坛并留痕。第一步：核对当前会费清单、登记现有运营合同。会议通知和面向业主的正式告知都发在这个频道。