Système de comptabilité fournisseurs
Une équipe qui traite les factures fournisseurs et leurs paiements, avec un rapprochement précis et une planification des paiements qui protège la trésorerie et capte les escomptes.
De la réception de la facture au paiement et au rapport : un rapprochement à trois voies qui empêche le paiement erroné, une planification qui préserve la trésorerie et des escomptes qui ne se perdent pas.
Sans carte bancaire — votre projet est prêt avec le système complet en une minute
Voici le tableau du système tel que vous le recevrez : colonnes de workflow et cartes de démarrage montrant les premières étapes
Comment le travail s'organise-t-il dans ce système ?
Chaque facture fournisseur entre sous forme de carte dans la colonne « Facture » dès sa réception, avec ses pièces jointes, puis passe en « Rapprochement », où elle est rapprochée à trois voies : la facture, le bon de commande et le bon de réception — tout écart de quantité ou de prix bloque la carte jusqu'à sa résolution avec le fournisseur ou les achats. Après un rapprochement sans anomalie, elle passe en « Validation » pour la signature du directeur financier, puis en « Planifiée », où elle s'inscrit dans le plan de paiement selon la date d'échéance, la priorité du fournisseur et l'état de la trésorerie ; à l'exécution du virement, elle passe en « Payée » avec la référence du virement, et alimente le « Rapport » qui présente les comptes fournisseurs, leur ancienneté et les escomptes de paiement anticipé captés.
Les créances enregistrent la dette envers chaque fournisseur : la facture en écriture créditrice à la validation, le paiement en écriture en regard à l'exécution, et tout escompte acquis ou acompte versé apparaît aussitôt dans le solde du fournisseur. Ainsi, l'équipe connaît précisément la situation de chaque fournisseur avant toute négociation ou nouvelle demande, sans recourir à des registres ou fichiers dispersés.
La discussion sert la coordination rapide : une question des achats sur un écart de quantité, une alerte du trésorier sur une tension de trésorerie qui impose une replanification, ou une réponse à un fournisseur qui s'enquiert de sa facture — avec une réponse précise, car son état est visible sur le tableau. Le travail circule du comptable fournisseurs, qui reçoit et rapproche, au contrôleur qui valide le rapprochement, puis au directeur financier pour la validation, et enfin au trésorier pour l'exécution aux échéances « Planifiée ».
Qui fait quoi ?
Les rôles opérationnels de ce système et la responsabilité de chacun au quotidien — attribuez-les à votre équipe tels quels ou adaptez-les à votre réalité.
Comptable fournisseurs
Enregistre les factures reçues sous forme de cartes, exécute le rapprochement à trois voies dans « Rapprochement » et remonte les écarts aux achats ou au fournisseur jusqu'à résolution.
Contrôleur
Examine les rapprochements et complète les pièces avant de monter la carte en « Validation », et veille à capter les escomptes de paiement anticipé dus.
Directeur financier
Valide les paiements dans « Validation » et équilibre la planification des paiements dans « Planifiée » avec le plan de trésorerie hebdomadaire.
Trésorier
Exécute les virements planifiés à leurs échéances, les enregistre dans les créances avec leur référence bancaire et fait passer la carte en « Payée ».
Qu'est-ce qui est préparé pour vous dès le premier jour ?
Modules du système
- Tâches — Un tableau kanban avec colonnes de workflow et cartes d'exécution
- Discussion — Le canal rapide de coordination quotidienne de l'équipe
- Échéances — L'argent interne en toute confidentialité — échéances, avances et dépenses
Systèmes proches de celui-ci
Prêt ? Votre premier projet est à deux minutes
Créez votre espace gratuit maintenant, et invitez votre équipe avant la fin de la journée.