Système de comptabilité clients

Chaque facture client entre sous forme de carte dans la colonne « Facture » à son émission, avec les conditions de règlement et la date d'échéance, puis passe en « Suivi » quelques jours avant l'échéance pour vérifier qu'elle est bien parvenue au client et acceptée par lui — beaucoup de retards viennent d'une facture qui n'est tout simplement pas entrée dans le système du client. Si l'échéance passe sans règlement, la carte passe en « Relance » et la séquence de relance convenue est exécutée : courriel courtois, puis appel, puis courrier officiel — chaque étape documentée sur la carte avec sa date. Au règlement, elle passe en « Encaissement » avec la référence du dépôt ; les cartes qui dépassent leurs limites de temps sont montées en « Vieillissement des créances », où elles sont classées et leurs mesures étudiées — suspension des ventes, échéancier ou contentieux — et le « Rapport » synthétise la situation mensuelle et les indicateurs d'encaissement.

Les créances enregistrent la créance de chaque client : la facture en écriture débitrice à l'émission et l'encaissement en écriture en regard ; les soldes des clients et l'ancienneté de leurs créances apparaissent en temps réel pour les habilités. À toute nouvelle décision de crédit — livraison supplémentaire ou prolongation de délais — le solde et l'historique du client sont tirés directement des créances.

La discussion coordonne l'effort collectif d'encaissement : les ventes sont informées avant toute relance officielle de leur client ; l'encaissement demande aux ventes d'intervenir de leur relation en cas de besoin ; la direction est alertée des cas qui s'acheminent vers les créances anciennes. Le travail circule du comptable, qui émet et enregistre la facture, au responsable de l'encaissement, qui mène le suivi et la relance, puis au directeur financier, qui décide des mesures pour les créances en difficulté.