Système complet de direction financière

L'exercice financier avance par cycles mensuels à travers les cinq colonnes : chaque opération financière est enregistrée sous forme de carte dans « Écritures » le jour où elle se produit, avec sa pièce justificative, puis passe en « Rapprochement », où les soldes sont rapprochés des relevés bancaires, des fournisseurs et des clients, et les écarts remontés. Une fois les rapprochements achevés, les cartes passent en « Révision », où le contrôleur examine la correction de l'imputation comptable et l'exhaustivité des pièces, puis en « Clôture » à la fermeture officielle du mois avec interdiction de modification rétroactive ; enfin, le « Rapport mensuel » prépare les états et la synthèse de la performance financière, remis à la direction à une date fixe du mois suivant.

La discussion est le canal de coordination quotidien entre comptables : une question sur une pièce manquante, une alerte sur des écarts apparus dans un rapprochement bancaire, ou une coordination avec un autre service pour obtenir une facture. La règle : tout écart ou toute remarque substantielle est documenté sur la carte elle-même, afin d'en conserver la trace lors de la révision et de l'audit ultérieur.

Les créances gèrent en toute confidentialité l'argent interne sous toutes ses formes : menues dépenses, paiements fournisseurs, encaissements clients et avances au personnel — chaque mouvement est une écriture adossée à une pièce et rattachée à sa carte sur le tableau. Ainsi, le directeur financier connaît la position de trésorerie en temps réel sans attendre de rapport, et le détail des écritures reste réservé aux habilités.

Le travail circule des comptables, qui passent les écritures quotidiennes et préparent les rapprochements, aux contrôleurs, qui examinent et renvoient l'incomplet avec une remarque, puis au directeur financier, qui valide la clôture, présente le rapport mensuel à la direction et répond à ses questions sur les chiffres.