Système de budget et planification financière

Le cycle budgétaire démarre par une carte par poste ou par département dans la colonne « Estimation », où les directions remontent leurs estimations avec montants, justifications et hypothèses ; elles passent ensuite en « Révision », où l'analyste financier les examine et discute les hypothèses optimistes ou incomplètes, puis en « Validation » pour la décision finale de la direction avec les montants approuvés par poste. Après validation, les cartes passent en « Suivi », où la dépense réelle est comparée au validé chaque trimestre ; tout poste qui dépasse sa limite ou prend du retard sur son plan passe en « Écart » pour l'étude de ses causes, puis en « Décision », où est consignée la décision prise — renforcement, réduction ou redistribution — et le « Rapport » synthétise la situation trimestrielle pour la direction.

Le forum est l'espace de négociation documentée sur les chiffres : chaque directeur de département défend ses estimations dans un sujet dédié, avec chiffres et justifications, et les hypothèses et priorités y sont débattues en toute transparence, au lieu de séances à huis clos dont les arguments se perdent. Les créances enregistrent le validé de chaque poste et l'actualisent avec le réel chaque trimestre, en toute confidentialité — l'écart apparaît ainsi comme un chiffre, non comme une impression.

Le travail circule des directeurs de départements, qui remontent leurs estimations et les défendent dans le forum, à l'analyste financier, qui vérifie, examine et remonte les recommandations, puis à la direction pour la validation ; l'analyste reprend ensuite la main pour mener le suivi trimestriel et classer les écarts, et les décisions qui en résultent sont documentées sur les cartes et dans le forum, afin que chacun sache ce qui a été décidé et pourquoi.