Système d'actifs et biens confiés
Une équipe qui suit les actifs de l'entreprise et les biens confiés — matériel informatique, équipements, mobilier et véhicules — de l'enregistrement à la restitution et à l'inventaire annuel.
Chaque actif est une carte : enregistrement, remise, maintenance et amortissement jusqu'à la restitution, avec un inventaire annuel qui rapproche les livres de la réalité, sans disparitions inexpliquées.
Sans carte bancaire — votre projet est prêt avec le système complet en une minute
Voici le tableau du système tel que vous le recevrez : colonnes de workflow et cartes de démarrage montrant les premières étapes
Comment le travail s'organise-t-il dans ce système ?
Chaque nouvel actif entre sous forme de carte dans la colonne « Enregistrement » dès son achat : nature, numéro de série, valeur, date d'achat et durée d'amortissement. À sa remise à un salarié ou à un service, la carte passe en « Remise », signée par le bénéficiaire et documentée. Pendant la vie de l'actif, sa carte passe en « Maintenance » à toute panne ou maintenance périodique, avec ses factures, et sa valeur comptable est actualisée périodiquement en « Amortissement » selon la politique retenue. Lorsque l'utilisateur n'en a plus besoin ou quitte l'entreprise, la carte passe en « Restitution », où l'actif est inspecté, récupéré et son sort décidé — nouvelle remise, remplacement ou mise au rebut ; toutes les cartes sont consolidées chaque année dans « Inventaire annuel », où les registres sont rapprochés du contrôle physique et les écarts documentés avec leur traitement.
La discussion coordonne le mouvement quotidien : demande d'un nouveau bien pour un salarié qui rejoint l'entreprise, signalement d'une panne qui fait passer la carte en « Maintenance », ou coordination de la reprise des biens d'un salarié sortant avant la liquidation de son dossier — aucun dossier de départ n'est liquidé sans que les cartes de ses biens soient en « Restitution » achevée.
Les créances enregistrent la dimension financière de chaque actif en toute confidentialité : valeur d'achat, amortissement cumulé et valeur comptable actuelle, ainsi que les coûts de maintenance sur la carte de l'actif. Lors de l'inventaire, de la vente ou de la mise au rebut d'un actif, l'opération est passée en écriture immédiatement ; la valeur comptable dans le système reste ainsi conforme à la réalité, et l'équipe connaît le coût de chaque service en actifs et en maintenance à toute décision de renouvellement.
Qui fait quoi ?
Les rôles opérationnels de ce système et la responsabilité de chacun au quotidien — attribuez-les à votre équipe tels quels ou adaptez-les à votre réalité.
Responsable des actifs
Enregistre les nouveaux actifs sous forme de cartes dans « Enregistrement », gère la remise et la reprise des biens, actualise les écritures d'amortissement dans les créances et pilote l'inventaire annuel.
Utilisateur du bien
Reçoit le bien avec une signature documentée sur la carte, signale les pannes immédiatement via la discussion et restitue le bien à la fin de son besoin ou de son contrat.
Coordinateur de la maintenance
Reçoit les cartes « Maintenance » et exécute la réparation ou la maintenance périodique ; il joint les factures et les rapports de contrôle à la carte avant sa remise en service.
Contrôleur financier
Rapproche les registres des actifs des écritures en « Amortissement » et « Inventaire annuel », et documente les écarts d'inventaire et leur traitement avant validation.
Qu'est-ce qui est préparé pour vous dès le premier jour ?
Modules du système
- Tâches — Un tableau kanban avec colonnes de workflow et cartes d'exécution
- Discussion — Le canal rapide de coordination quotidienne de l'équipe
- Échéances — L'argent interne en toute confidentialité — échéances, avances et dépenses
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