Système pour société d’approvisionnement de commerces (petit B2B)

Chaque épicerie ou restaurant ciblé entre en carte dans la colonne « Prospect », avec son activité et son besoin hebdomadaire estimé. Le commercial prépare le devis et la carte passe en « Devis » ; une fois l’accord trouvé, le contrat est signé et la carte passe en « Contrat » avec les conditions d’approvisionnement, les prix et le calendrier de livraison. La carte vit ensuite dans « Livraison hebdomadaire » : chaque livraison y est consignée avec quantités et articles. En fin de cycle de facturation, elle passe en « Recouvrement » jusqu’au règlement de la facture, puis en « Évaluation » pour passer en revue la fiabilité et la satisfaction du client avant le renouvellement du contrat.

La Discussion relie le coordinateur d’approvisionnement, l’entrepôt et les chauffeurs : ajustement de quantité pour la livraison de demain, client qui décline une réception à l’heure prévue, ou alerte sur un article indisponible qui exige un substitut validé par le client. Les ajustements convenus sont consignés sur la carte, pour que la facture corresponde exactement à ce qui a été livré et que les chiffres ne divergent pas au recouvrement.

Les Créances sont le cœur de ce système : factures hebdomadaires dues par chaque client, achats de la société auprès de ses propres fournisseurs, et balance âgée de chaque compte. Le propriétaire sait qui paie et qui tarde avant que le retard ne devienne une perte, et fixe les limites de crédit sur des chiffres, pas sur des impressions.