Système complet pour hôtel de charme
Hôtel de vingt à quatre-vingts chambres, avec équipes de réception, d’étage et de maintenance en postes successifs.
Toute la journée hôtelière sur un seul tableau : arrivées du jour, occupation, service aux clients, départs et audit de nuit.
Sans carte bancaire — votre projet est prêt avec le système complet en une minute
Voici le tableau du système tel que vous le recevrez : colonnes de workflow et cartes de démarrage montrant les premières étapes
Comment le travail s'organise-t-il dans ce système ?
La journée de l’hôtel commence dans la colonne « Arrivées du jour » : cartes des clients attendus avec numéros de réservation, demandes spéciales et heures d’arrivée. La réception prépare les chambres et fait passer la carte en « Occupation » à la remise de la clé. Pendant tout le séjour, les demandes du client passent dans « Service » — ménage supplémentaire, maintenance ou room service — et au départ, la carte part en « Départ et ménage », où la chambre est inspectée et remise en état de vente. Toute la journée se clôt en « Audit de nuit », avec le rapprochement de l’occupation réelle, des réservations et des recettes.
La Discussion est le fil entre les postes : la passation du matin au soir s’y fait avec le résumé des dossiers ouverts, et les demandes urgentes des clients s’y coordonnent aussitôt entre réception, étage et maintenance. Les Annonces sont la voix de la direction auprès de l’équipe : circulaires sur les procédures d’accueil, alertes sur les prochaines arrivées de groupes importants, et avis de clients qui appellent une mobilisation de toute l’équipe.
Les Créances gèrent en toute confidentialité les dépenses des postes et les fonds de caisse : chaque poste reçoit une avance, enregistre ses dépenses et ses achats urgents pour les clients, et ses chiffres sont régularisés dans « Audit de nuit » sans cahiers papier. Le directeur sait ainsi quel poste a dépensé quoi, et quand.
Qui fait quoi ?
Les rôles opérationnels de ce système et la responsabilité de chacun au quotidien — attribuez-les à votre équipe tels quels ou adaptez-les à votre réalité.
Directeur de l’hôtel
Passe en revue « Audit de nuit » chaque matin, valide les circulaires dans les Annonces, et suit les avis des clients et les réclamations récurrentes jusqu’à leur traitement.
Chefs de poste
Répartissent le travail entre réception, étage et maintenance pendant leur poste, et surveillent la circulation des cartes entre les colonnes pour qu’aucune demande de client ne reste bloquée.
Réceptionnistes
Gèrent « Arrivées du jour », « Occupation » et les départs, et consignent les demandes spéciales des clients sur les cartes dès leur réception, sans s’en remettre à la mémoire.
Équipe d’étage
Exécute les cartes « Service » et « Départ et ménage » selon les standards de mise à disposition, et signale dans la Discussion toute dégradation ou tout objet manquant dans les chambres dès sa découverte.
Technicien de maintenance
Prend les signalements de pannes depuis les cartes « Service » et y documente les réparations, et remonte sans délai au chef de poste ce qui exige un prestataire extérieur.
Qu'est-ce qui est préparé pour vous dès le premier jour ?
Modules du système
- Tâches — Un tableau kanban avec colonnes de workflow et cartes d'exécution
- Discussion — Le canal rapide de coordination quotidienne de l'équipe
- Annonces — La voix officielle de la direction — circulaires et alertes qui atteignent tout le monde
- Échéances — L'argent interne en toute confidentialité — échéances, avances et dépenses
Annonce de bienvenue: «Bienvenue dans le système de l’hôtel»
Dès aujourd’hui, notre journée hôtelière passe par ici : les arrivées du jour en cartes, les demandes des clients en cartes, et la passation entre postes via la Discussion avec le résumé des dossiers ouverts. Les circulaires de la direction sont publiées dans les Annonces uniquement. Commencez par enregistrer les arrivées attendues du jour.
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