Système pour entreprise de maintenance de bâtiments
Entreprises de maintenance de bâtiments sous contrats périodiques, avec tickets quotidiens et équipes techniques de terrain.
Le ticket de la réception à la facturation, avec délai de réponse surveillé et plan de maintenance préventive annoncé aux clients.
Sans carte bancaire — votre projet est prêt avec le système complet en une minute
Voici le tableau du système tel que vous le recevrez : colonnes de workflow et cartes de démarrage montrant les premières étapes
Comment le travail s'organise-t-il dans ce système ?
Chaque demande entre en carte dans « Ticket », venant du client ou du plan de maintenance préventive, avec localisation, description et priorité consignées. Le coordinateur des tickets oriente le bon technicien : la carte passe en « Diagnostic », où le technicien examine la panne et détermine pièces et coût estimé, puis en « Réparation » après accord du client si l'intervention sort du contrat, puis en « Validation client », où le client confirme la disparition de la panne et commente la carte, et enfin en « Clôture et facturation » avec émission de la facture ou imputation de la visite sur le contrat périodique.
Le Chat coordonne la circulation des techniciens : le coordinateur transmet une adresse ou demande à un technicien s'il a une pièce dans son véhicule, et le technicien dépose des photos avant/après depuis le site. Les Annonces portent aux clients le plan de maintenance préventive : les dates des prochaines visites périodiques de chaque site sont publiées à l'avance pour que les clients préparent leurs locaux, ainsi que toute circulaire officielle sur l'évolution des tarifs des contrats ou les horaires en saisons et jours fériés.
Les Échéances enregistrent la main-d'œuvre des techniciens et les pièces de rechange par ticket : l'entreprise connaît la rentabilité de chaque contrat de maintenance individuellement — un contrat qui consomme pièces et visites est repricé au renouvellement avec des chiffres documentés. Le coordinateur surveille les cartes « Ticket » et « Diagnostic » toutes les heures, car le délai de réponse est la mesure de satisfaction des contrats, et tout ticket urgent double la file avec un marquage de priorité visible de tous.
Qui fait quoi ?
Les rôles opérationnels de ce système et la responsabilité de chacun au quotidien — attribuez-les à votre équipe tels quels ou adaptez-les à votre réalité.
Coordinateur des tickets
Reçoit les tickets et les répartit entre techniciens selon spécialité et localisation, surveille le délai de réponse sur les cartes « Ticket » et « Diagnostic » et escalade les urgences immédiatement.
Techniciens de terrain
Diagnostiquent les pannes et exécutent les réparations, déposent les photos avant/après sur la carte et consignent les pièces remplacées pour la facturation.
Responsable des contrats
Gère le plan de maintenance préventive et publie ses dates dans les Annonces, suit la satisfaction des clients en « Validation client » et les renouvellements de contrats.
Qu'est-ce qui est préparé pour vous dès le premier jour ?
Modules du système
- Tâches — Un tableau kanban avec colonnes de workflow et cartes d'exécution
- Discussion — Le canal rapide de coordination quotidienne de l'équipe
- Annonces — La voix officielle de la direction — circulaires et alertes qui atteignent tout le monde
- Échéances — L'argent interne en toute confidentialité — échéances, avances et dépenses
Annonce de bienvenue: «Bienvenue dans le système de maintenance»
Désormais, chaque ticket est une carte qui avance de la réception à la clôture et à la facturation, et notre délai de réponse est visible de tous sur le tableau. Commencez par enregistrer les tickets du jour et les contrats de maintenance en cours, et publiez le calendrier des prochaines visites préventives dans les Annonces pour que les clients préparent leurs sites.
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