Système pour société de location de voitures
Sociétés de location de voitures qui gèrent une flotte, des réservations quotidiennes, le contrôle au retour et l'entretien.
L'état de chaque véhicule en temps réel, de « Disponible » à « Louée » puis au retour, avec loyers, cautions et contraventions au même endroit.
Sans carte bancaire — votre projet est prêt avec le système complet en une minute
Voici le tableau du système tel que vous le recevrez : colonnes de workflow et cartes de démarrage montrant les premières étapes
Comment le travail s'organise-t-il dans ce système ?
Chaque véhicule de la flotte est une carte permanente qui circule entre les colonnes selon son état réel. En « Disponible », elle peut être réservée une fois le contrôle et le nettoyage terminés ; elle passe à « Réservée » lorsqu'une réservation client est confirmée avec ses données, la durée et le montant, puis à « Louée » à la remise des clés, avec un état des lieux qui consigne le kilométrage, le niveau de carburant et les rayures existantes en photos.
Au retour du véhicule, la carte entre en « Retour » pour rapprocher l'état du procès-verbal de départ et calculer tout kilométrage excédentaire ou retard, puis en « Contrôle » pour l'inspection technique et le nettoyage : si le véhicule est sain, il repart immédiatement en « Disponible » ; s'il nécessite une intervention, il passe en « Entretien » et n'en sort qu'avec l'accord du superviseur de flotte. Ainsi, un véhicule non prêt n'est jamais réservé : son état sur le tableau est l'unique référence.
La messagerie relie accueil, atelier et superviseur de flotte : client qui demande une prolongation, véhicule en retard de retour, panne soudaine pendant la location. Les Créances gèrent l'argent de l'activité en toute confidentialité : loyers dus et encaissés, montants de caution et leurs restitutions, contraventions imputées au locataire jusqu'à leur règlement, et frais d'entretien de chaque véhicule : le revenu de chaque véhicule apparaît face à son coût réel.
Qui fait quoi ?
Les rôles opérationnels de ce système et la responsabilité de chacun au quotidien — attribuez-les à votre équipe tels quels ou adaptez-les à votre réalité.
Superviseur de flotte
Il valide la disponibilité des véhicules après contrôle et entretien, équilibre la répartition des réservations sur la flotte et examine le revenu de chaque véhicule dans les Créances.
Agent d'accueil et de remise
Il établit les réservations et déplace les cartes, documente les états des lieux de départ et de retour avec photos et compteurs, et reçoit les demandes de prolongation.
Technicien d'entretien
Il inspecte les véhicules revenus en « Contrôle », exécute les cartes « Entretien » et documente réparations et coûts sur la carte.
Comptable
Il suit l'encaissement des loyers et cautions et enregistre les contraventions à la charge des locataires dans les Créances jusqu'à règlement.
Qu'est-ce qui est préparé pour vous dès le premier jour ?
Modules du système
- Tâches — Un tableau kanban avec colonnes de workflow et cartes d'exécution
- Discussion — Le canal rapide de coordination quotidienne de l'équipe
- Échéances — L'argent interne en toute confidentialité — échéances, avances et dépenses
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