Système pour cabinet de dédouanement

Chaque expédition entrante donne lieu à une carte dans « Documents », sur laquelle sont réunis le connaissement, la facture, le certificat d'origine et les pièces du client ; les pièces manquantes sont identifiées et demandées au client via la messagerie. Une fois le dossier complet, le déclarant agréé enregistre la déclaration en douane et la carte passe à « Déclaration », puis à « Contrôle » si l'expédition est soumise à inspection : l'agent de suivi surveille alors la date et le résultat du contrôle et joint le procès-verbal à la carte.

Après le contrôle, la carte passe à « Droits », où les droits de douane sont acquittés et leur montant et la quittance documentés, puis à « Mainlevée » à la délivrance de l'autorisation finale, et enfin à « Livraison » lorsque l'expédition quitte le port et est remise au client ou au transporteur agréé. Le cycle se clôt en « Facturation » avec les honoraires du cabinet sur l'expédition.

Les Créances sont la colonne vertébrale financière du cabinet : les droits acquittés pour le compte de chaque client y sont consignés séparément des honoraires de dédouanement, et les règlements reçus ou restants sont suivis avec une confidentialité réservée aux seuls habilités. La messagerie sert à la coordination rapide avec les représentants portuaires, les transporteurs et les clients : document manquant, date de contrôle déplacée, expédition prête à sortir.