Système pour société de nettoyage et facility management
Sociétés de nettoyage et de gestion des facility management avec contrats quotidiens de longue durée auprès d'établissements commerciaux et résidentiels.
L'exploitation des sites de nettoyage : plannings quotidiens, main-d'œuvre répartie, contrôle qualité et facturation mensuelle régulière.
Sans carte bancaire — votre projet est prêt avec le système complet en une minute
Voici le tableau du système tel que vous le recevrez : colonnes de workflow et cartes de démarrage montrant les premières étapes
Comment le travail s'organise-t-il dans ce système ?
Chaque site client est géré par une carte qui démarre dans « Site » avec les données de l'établissement, le périmètre du contrat et les effectifs d'agents et de superviseurs requis. Elle passe à « Planification », où le planning quotidien et hebdomadaire est construit et la main-d'œuvre répartie sur les créneaux, puis à « Exécution quotidienne », où le superviseur confirme la présence de ses agents et l'accomplissement des tâches du jour point par point, puis à « Qualité » avec des rondes d'inspection périodiques et le traitement des remarques du client, puis à « Facturation » avec l'émission de la facture du mois selon le contrat et la présence réelle, et enfin à « Évaluation » avec l'évaluation périodique du client et la décision de renouveler le contrat ou d'en ajuster le périmètre.
La messagerie relie les superviseurs à la direction toute la journée : agent absent qui exige un remplaçant immédiat, demande supplémentaire du client hors périmètre à chiffrer avant exécution, remarque urgente de la direction de l'établissement. Les Créances consignent en toute confidentialité salaires des agents et superviseurs, achats de produits et de matériel de nettoyage et créances mensuelles des clients : la rentabilité de chaque site apparaît isolément — le chiffre sur lequel reposent les décisions de renouvellement.
Le superviseur de site confirme chaque jour présence et accomplissement sur la carte « Exécution quotidienne », le responsable qualité consigne ses rondes et les remarques du client dans « Qualité » et en confie le traitement au même superviseur, et en fin de mois les données de présence et d'accomplissement sont agrégées pour la facturation ; l'évaluation du client est remontée à la direction un mois avant l'échéance de renouvellement.
Qui fait quoi ?
Les rôles opérationnels de ce système et la responsabilité de chacun au quotidien — attribuez-les à votre équipe tels quels ou adaptez-les à votre réalité.
Directeur des opérations
Il supervise l'ensemble des sites, valide plannings et répartition de la main-d'œuvre, et examine la rentabilité de chaque site et les évaluations des clients avant renouvellement.
Superviseurs de sites
Ils pilotent chaque jour la main-d'œuvre de leurs sites : confirmation des présences, répartition des tâches, approvisionnement en produits, mise à jour de la carte « Exécution quotidienne » et traitement des remarques qualité.
Agents de nettoyage
Ils exécutent les tâches quotidiennes selon le planning et signalent à leur superviseur via la messagerie tout manque de produits ou remarque de l'établissement.
Responsable qualité
Il réalise des rondes d'inspection planifiées et inopinées, consigne les résultats dans « Qualité » et suit la clôture des remarques avec les superviseurs.
Comptable
Il émet les factures mensuelles sur la base du contrat et de la présence réelle, et consigne salaires, achats et encaissements dans les Créances.
Qu'est-ce qui est préparé pour vous dès le premier jour ?
Modules du système
- Tâches — Un tableau kanban avec colonnes de workflow et cartes d'exécution
- Discussion — Le canal rapide de coordination quotidienne de l'équipe
- Échéances — L'argent interne en toute confidentialité — échéances, avances et dépenses
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