Système intégré pour société de services sur site
Sociétés de maintenance à domicile avec techniciens itinérants en électricité, plomberie, climatisation et serrurerie.
De la réception de la demande du client à l'affectation du technicien le plus proche, à la réparation, à l'encaissement et à l'évaluation du service.
Sans carte bancaire — votre projet est prêt avec le système complet en une minute
Voici le tableau du système tel que vous le recevrez : colonnes de workflow et cartes de démarrage montrant les premières étapes
Comment le travail s'organise-t-il dans ce système ?
Chaque demande client est une carte qui démarre dans « Demande » avec les coordonnées du client, l'adresse, le type de panne et ses photos le cas échéant. Elle passe à « Affectation », où le coordinateur choisit le technicien disponible le plus proche et le mieux adapté — électricien pour une panne électrique, plombier pour une fuite — et fixe le rendez-vous avec le client. Au départ du technicien, la carte passe à « En route » et le coordinateur sait où en est chaque équipe, puis à « Réparation », où le technicien consigne le travail réalisé, les pièces utilisées et la durée d'intervention, puis à « Paiement » avec le montant et le mode d'encaissement, et la carte se clôt dans « Évaluation » avec la note et les remarques du client sur le service.
La messagerie est l'artère opérationnelle en temps réel : le coordinateur oriente les techniciens et redistribue les demandes à la moindre urgence, le technicien demande une pièce au dépôt ou consulte ses collègues sur un cas difficile depuis le site. Les Créances consignent en toute confidentialité montants dus aux techniciens et leurs commissions, coûts des pièces remplacées et encaissements des clients : le propriétaire connaît la rentabilité de chaque demande et de chaque technicien.
Le flux d'information est limpide : le client appelle, le coordinateur crée et oriente la carte aussitôt, le technicien la met à jour depuis le site à chaque transition, au paiement le montant est consigné dans les Créances à l'instant même, et en fin de semaine les cartes « Évaluation » sont passées en revue pour mesurer la satisfaction des clients et la performance des techniciens et traiter toute réclamation avant qu'elle ne se répète.
Qui fait quoi ?
Les rôles opérationnels de ce système et la responsabilité de chacun au quotidien — attribuez-les à votre équipe tels quels ou adaptez-les à votre réalité.
Coordinateur des demandes
Il reçoit les demandes des clients et les enregistre en cartes, affecte le technicien disponible le plus proche et adapté, surveille les cartes « En route » et redistribue en cas de retard.
Techniciens itinérants
Ils exécutent les réparations chez les clients, mettent à jour la carte à chaque transition, documentent les pièces utilisées et encaissent les règlements.
Superviseur qualité
Il examine les cartes « Évaluation » et les réclamations, inspecte les gros chantiers après réparation et établit des plans de perfectionnement pour les techniciens en difficulté.
Comptable
Il rapproche les montants encaissés des cartes « Paiement » et consigne dans les Créances montants dus et commissions des techniciens et coûts des pièces.
Qu'est-ce qui est préparé pour vous dès le premier jour ?
Modules du système
- Tâches — Un tableau kanban avec colonnes de workflow et cartes d'exécution
- Discussion — Le canal rapide de coordination quotidienne de l'équipe
- Échéances — L'argent interne en toute confidentialité — échéances, avances et dépenses
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