Système complet pour cabinet dentaire

Chaque patient entre dans le système sous forme de carte dans la colonne « Rendez-vous » : l’assistante d’accueil y consigne ses informations, son motif principal et la date du rendez-vous. S’il se présente et que le praticien l’examine, la carte passe en « Plan de traitement », où le praticien consigne son diagnostic et son plan : nombre de séances, type de traitement et travaux de prothèse requis. Une fois le plan validé, la carte passe en « Séances » et y reste pendant toute la réalisation ; après chaque séance, l’assistant dentaire met à jour la carte avec ce qui a été fait et la date de la prochaine séance. À l’achèvement du traitement, la carte passe en « Suivi » pour surveiller l’amélioration et les rendez-vous de contrôle périodiques, puis en « Clôture du dossier » quand l’état se stabilise, et enfin en « Satisfaction », où le ressenti du patient sur la prestation est recueilli et consigné dans la carte.

La Discussion est le canal de coordination quotidien entre l’accueil et les praticiens : confirmation de la venue d’un patient, question sur la durée d’une séance, ou notification de l’arrivée d’une prothèse du laboratoire. En revanche, tout ce qui touche à l’argent se consigne dans les Créances, pas dans la Discussion : facture de chaque séance, versements du patient et montants dus au laboratoire extérieur pour les prothèses. Le comptable connaît ainsi la situation financière de chaque dossier sans cahiers annexes.

Les Annonces sont la voix de la direction du cabinet : on y publie les listes des rappels de contrôle dus cette semaine pour que l’accueil appelle les patients, et les circulaires officielles comme un changement d’horaires ou l’adoption d’un nouveau protocole de stérilisation. Ainsi, chacun sait ce qui le concerne : l’accueil voit les rendez-vous et les rappels, les praticiens voient les plans de traitement, et le comptable voit les factures et les créances — le tout relié à la même carte du patient.