Système pour traiteur d’événements
Société de traiteur au service des fêtes, des entreprises et des écoles, avec des menus conçus pour chaque événement.
De la demande de prestation à la conception du menu, à la production, à la livraison et au service sur site, jusqu’à l’évaluation et la facturation.
Sans carte bancaire — votre projet est prêt avec le système complet en une minute
Voici le tableau du système tel que vous le recevrez : colonnes de workflow et cartes de démarrage montrant les premières étapes
Comment le travail s'organise-t-il dans ce système ?
La demande de prestation entre en carte dans la colonne « Demande », avec le type d’événement, le nombre d’invités, le lieu et la date. Les chefs conçoivent le « Menu » avec le client, qui le valide avec son budget ; la « Production » démarre ensuite avant l’événement selon un rétroplanning calé sur l’heure du service — ce qui se sert chaud se cuisine en dernier. Dans « Livraison », les camions réfrigérés, les itinéraires et les heures d’arrivée sont préparés ; dans « Service », le buffet ou le service à table est conduit sur site jusqu’à la fin de l’événement. La satisfaction du client est ensuite consignée dans « Évaluation » et le compte soldé en « Facturation ».
Le jour de l’événement, la Discussion est une ligne directe entre le site et la cuisine : afflux d’invités au-delà du nombre confirmé, demande d’un service avancé par l’organisateur, ou manque de matériel de service traité immédiatement. Les Annonces sont pour le directeur du traiteur : les grands événements de la semaine et la répartition des brigades, les mises à jour des menus de saison, et les consignes d’hygiène alimentaire au transport et au service, qui ne souffrent aucune exception.
Les Créances gèrent les montants dus aux fournisseurs de viandes et de légumes pour chaque événement, les salaires des extras — serveurs et chauffeurs — et les acomptes des clients avec les soldes dus après l’événement. La rentabilité de chaque événement apparaît ainsi isolément avant la clôture du mois.
Qui fait quoi ?
Les rôles opérationnels de ce système et la responsabilité de chacun au quotidien — attribuez-les à votre équipe tels quels ou adaptez-les à votre réalité.
Directeur du traiteur
Reçoit et négocie les grosses demandes, répartit les brigades sur les événements via les Annonces, et passe en revue la rentabilité de chaque événement après sa facturation.
Les chefs
Conçoivent les menus dans « Menu » et conduisent la « Production » selon un rétroplanning calé sur l’heure du service, et supervisent la qualité du dressage sur site.
Coordinateurs de livraison
Gèrent « Livraison » : préparation des camions réfrigérés et planification des itinéraires, et confirment l’arrivée intacte de chaque article avant le début du service.
Responsable du service sur site
Dirige l’équipe de service dans « Service » le jour de l’événement, traite les demandes imprévues du client via la Discussion, et consigne l’évaluation avec le client avant de quitter les lieux.
Qu'est-ce qui est préparé pour vous dès le premier jour ?
Modules du système
- Tâches — Un tableau kanban avec colonnes de workflow et cartes d'exécution
- Discussion — Le canal rapide de coordination quotidienne de l'équipe
- Annonces — La voix officielle de la direction — circulaires et alertes qui atteignent tout le monde
- Échéances — L'argent interne en toute confidentialité — échéances, avances et dépenses
Annonce de bienvenue: «Bienvenue dans le système du traiteur»
Chez nous, chaque événement est une carte qui avance de « Demande » à « Facturation » : menu validé, rétroplanning de production et plan de livraison y sont tous consignés. Le jour de l’événement, la Discussion est la ligne directe entre le site et la cuisine, et la répartition des brigades est publiée ici, dans les Annonces. Commencez par enregistrer les événements du mois.
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