Système pour société d’accueil événementiel

Chaque événement commence par une carte dans la colonne « Brief » : nature de la manifestation, nombre d’invités, budget, niveau d’accueil attendu et toute exigence protocolaire. Dans « Conception de l’accueil », l’expérience d’accueil est construite dans son ensemble — boissons, café et douceurs orientales, mode de service et tenue de la brigade — et validée par le client par écrit sur la carte. Vient ensuite la « Préparation » : listes de matériel et de consommables sortis du dépôt, et affectation de la brigade et du superviseur. Le jour J, la carte vit dans « Exécution » avec la conduite de l’accueil sur site jusqu’à la clôture, puis la satisfaction du client est consignée dans « Évaluation » et le compte soldé en « Facturation ».

Le jour de l’événement, la Discussion relie le site au dépôt : invités en surnombre par rapport au chiffre confirmé, demande protocolaire imprévue du client, ou manque de consommables expédié aussitôt avant que quiconque ne le remarque. Les Annonces sont pour le directeur des événements : les événements de la semaine et la répartition des brigades et des superviseurs, les mises à jour des formules d’accueil, et les consignes de tenue et de protocole en vigueur dans la société.

Les Créances gèrent l’acompte du client et le solde dû après l’événement, les salaires de la brigade temporaire pour chaque événement, et les achats de consommables imputés à chaque manifestation. La rentabilité de chaque événement apparaît ainsi isolément avant la clôture du mois, et le propriétaire sait quels types d’événements méritent sa concentration.