Système pour bureau d'immigration et de visas

Chaque dossier est une carte qui démarre en « Pièces du client » : réception des passeports, diplômes et lettres requis, et contrôle de leur complétude et de leur validité. Elle passe ensuite en « Dépôt », où le mandataire agréé prépare la demande et la soumet à l'autorité compétente par ses canaux officiels. La carte reste en « En traitement » avec un suivi quotidien du statut et la consignation sur la carte, dès réception, de toute remarque ou demande de complément de l'autorité ; à la sortie du résultat, elle passe en « Décision » — acceptation, demande de complément ou refus motivé — et enfin en « Remise », où le client reçoit son visa ou son permis et le dossier est clos.

Le Chat sert à la coordination interne rapide : alerter un agent de suivi d'une réponse reçue de l'autorité, ou demander une pièce manquante à un client avant la date de dépôt. Les Annonces sont la voix du bureau vers ses clients : tout changement de réglementation des visas ou des séjours ou des tarifs est publié immédiatement avec son impact pratique sur les dossiers en cours et nouveaux — le client connaît sa situation sans attendre un appel, et ces alertes sont précisément ce qui fonde la confiance des clients dans le bureau.

Les Échéances distinguent rigoureusement les frais officiels acquittés pour le client et les honoraires du bureau, et enregistrent ce que le client a versé et ce qui lui reste dû, dossier par dossier. Le mandataire agréé revoit chaque jour les cartes « En traitement » pour repérer les dossiers qui dépassent leurs délais habituels et charge les agents de suivi de contacter les autorités : aucun dossier ne se perd entre les services, et aucun frais en retard ne bloque un dossier pourtant prêt.