Système pour cabinet de propriété intellectuelle

Chaque dossier de marque ou de brevet est une carte qui démarre en « Recherche » par la recherche d'antériorité sur les signes similaires et l'évaluation de l'enregistrabilité avant toute promesse de résultat au client, puis passe en « Dépôt », où le mandataire agréé prépare la demande et la dépose auprès de l'Autorité saoudienne de la propriété intellectuelle (SAIP) ou des offices internationaux selon le périmètre. La carte reste en « Suivi d'examen » pendant l'examen de l'office, avec consignation de toute objection ou demande de complément et réponse dans ses délais ; puis en « Publication » pendant le délai d'opposition ; puis en « Enregistrement » à la délivrance du certificat ; et enfin en « Renouvellement », où les droits restent suivis jusqu'à leurs échéances de renouvellement des années plus tard.

Le Chat sert à la coordination quotidienne : alerter un chargé de dossiers d'un courrier reçu de l'office, ou demander une pièce à un client avant un délai de réponse. Les Annonces sont le canal du cabinet vers ses clients : alertes des prochaines échéances de renouvellement, avertissements d'expiration proche de la protection, et toute modification de tarifs ou de procédures publiée aussitôt avec son impact pratique — le client connaît toujours la situation de ses droits sans avoir à demander.

Les Échéances distinguent les taxes officielles acquittées pour le client et les honoraires du cabinet, et enregistrent les exigibilités futures des renouvellements pour ne jamais les laisser passer avec les années. Les chargés de dossiers déplacent les cartes à chaque courrier de l'office ; le mandataire agréé revoit chaque semaine les cartes « Suivi d'examen » et « Renouvellement », car les délais de réponse et de renouvellement sont stricts et n'admettent aucun report — un seul dossier au délai manqué, c'est un droit perdu pour le client et une confiance entamée pour le cabinet.