Système pour étude notariale et d'actes

Chaque acte est une carte qui démarre en « Prise de rendez-vous » avec les coordonnées des parties, la nature de l'acte — contrat, procuration ou transfert de propriété —, la date de présence et les pièces à apporter, puis passe en « Vérification » à l'arrivée pour contrôler identités, capacité et complétude des pièces. En « Rédaction », le clerc rédige le texte du contrat ou de la procuration conformément à la volonté des parties et aux dispositions légales et le leur présente ; puis en « Notarisation », où le notaire principal procède à la déclaration, à la signature et à l'émission de l'acte ; et enfin en « Remise et archivage », avec remise des copies aux parties et conservation du registre sous un numéro de référence.

Le Chat coordonne la journée de travail : confirmer un rendez-vous avec un client, alerter un clerc de l'arrivée tardive d'une partie, ou demander une pièce manquante avant le rendez-vous pour éviter un déplacement inutile. Les Annonces publient pour la clientèle les horaires d'ouverture et les avis officiels — comme les nouvelles instructions du ministère de la Justice sur les actes ou les exigences du transfert de propriété électronique — pour que chacun se présente avec un dossier complet dès la première visite.

Les Échéances enregistrent chaque jour les droits de chaque acte et distinguent droits réglementaires et honoraires de l'étude : le notaire principal connaît précisément les recettes du jour et du mois, sans comptage manuel. Les clercs déplacent les cartes entre colonnes au fil des clients ; le notaire revoit la liste « Notarisation » avant chaque séance et n'appose son sceau sur aucun acte avant que vérification et rédaction soient complètes sur sa carte — son sceau est une responsabilité légale qui ne supporte pas l'improvisation du moment.