Système pour syndic de copropriété
Syndics de copropriétés résidentielles et commerciales avec services communs et charges périodiques.
Exploitation quotidienne de la résidence, charges du syndic et décisions d'assemblée dans un seul système qui protège les droits des copropriétaires et trace les votes.
Sans carte bancaire — votre projet est prêt avec le système complet en une minute
Voici le tableau du système tel que vous le recevrez : colonnes de workflow et cartes de démarrage montrant les premières étapes
Comment le travail s'organise-t-il dans ce système ?
Les tâches du syndic se répartissent sur cinq colonnes : « Exploitation quotidienne » pour la gardiennage, la propreté et l'exploitation courante ; « Maintenance planifiée » pour les ascenseurs, pompes et systèmes à leurs échéances périodiques ; « Charges » pour suivre l'émission des charges périodiques et leur encaissement auprès des copropriétaires ; « Décisions d'assemblée » pour les sujets soumis à l'assemblée générale — budgets et gros contrats ; et « Exécution » pour ce que l'assemblée a approuvé et qui se réalise sur le terrain. La carte circule de colonne en colonne à mesure que sa phase s'achève : une décision validée en « Décisions d'assemblée » devient une carte d'exécution avec responsable et échéance.
Les Échéances protègent la confidentialité financière des copropriétaires : la charge de chaque logement, ce que son propriétaire a payé et ce qui reste dû, et les dépenses du syndic en salaires et contrats de maintenance — visibles uniquement du syndic et de son comptable. Le Forum est l'agora interne : tout sujet exigeant un vote est posé dans la section des votes avec ses motifs et son coût, et la décision de l'assemblée s'y consigne définitivement sans se perdre dans le Chat. Le Chat sert à la coordination rapide entre syndic, comité et prestataires ; les Annonces sont le canal officiel du syndic vers les copropriétaires : convocations aux réunions, avis de maintenance et coupures d'eau planifiées.
Le syndic anime le tableau chaque jour et déplace les cartes ; le comité des copropriétaires revoit et valide ce qui dépasse ses attributions ; le comptable des charges gère la colonne « Charges », impute les paiements dans les Échéances et relance les retardataires par courriers officiels. Chaque trimestre, les relevés de recettes et dépenses sont émis depuis les Échéances et présentés à l'assemblée : le copropriétaire voit où sont allées ses charges — et cette transparence est l'essence du travail du syndic.
Qui fait quoi ?
Les rôles opérationnels de ce système et la responsabilité de chacun au quotidien — attribuez-les à votre équipe tels quels ou adaptez-les à votre réalité.
Syndic
Anime le tableau au quotidien : répartit les tâches d'exploitation et de maintenance, déplace les cartes entre colonnes et exécute les décisions d'assemblée validées dans la colonne « Exécution ».
Comité des copropriétaires
Revoit budgets et gros contrats, soumet les sujets au vote au Forum et consigne les décisions de l'assemblée et ses procès-verbaux.
Comptable des charges
Émet les charges périodiques, impute le paiement de chaque copropriétaire dans les Échéances, suit les retardataires et prépare les relevés trimestriels de recettes et dépenses.
Superviseur maintenance et exploitation
Exécute les travaux d'« Exploitation quotidienne » et de « Maintenance planifiée » sur le terrain, reçoit les demandes des copropriétaires du Chat et clôt leurs cartes après réalisation.
Qu'est-ce qui est préparé pour vous dès le premier jour ?
Modules du système
- Tâches — Un tableau kanban avec colonnes de workflow et cartes d'exécution
- Discussion — Le canal rapide de coordination quotidienne de l'équipe
- Forum — Des discussions documentées dans des sections organisées — décisions et savoirs qui ne se perdent jamais
- Annonces — La voix officielle de la direction — circulaires et alertes qui atteignent tout le monde
- Échéances — L'argent interne en toute confidentialité — échéances, avances et dépenses
Sections du forum (5)
- Votes et décisions de l'assembléeTout sujet exigeant l'approbation de l'assemblée est posé ici avec son coût et ses motifs, et le résultat du vote et la décision finale se consignent dans le sujet même.
- Offres des fournisseurs et prestatairesComparaison des offres des gros contrats de maintenance et d'exploitation avant présentation à l'assemblée — prix, garanties et références.
- Services communsDiscussion du niveau de propreté, de gardiennage et d'exploitation quotidienne, et propositions d'amélioration avec les prestataires actuels ou leurs remplaçants.
- Remarques et plaintes des copropriétairesRemarques non urgentes des copropriétaires sur équipements et services — celles acceptées deviennent des cartes sur le tableau.
- Développement de la résidenceIdées pour améliorer les équipements communs et valoriser la résidence : espaces extérieurs, signalétique, modernisation des entrées, etc.
«Règles de travail dans ce système» — Épinglé dans le forum
1. Toute tâche d'exploitation ou de maintenance a une carte sur le tableau avec responsable et échéance — rien ne se fait verbalement. 2. Aucune dépense dépassant les attributions du syndic n'est exécutée sans décision consignée dans la section « Votes et décisions de l'assemblée ». 3. Charges et comptes des copropriétaires résident uniquement dans les Échéances, visibles seulement du syndic et du comptable. 4. Le résultat de chaque vote se consigne dans son sujet au Forum le jour de son adoption, et une carte lui est créée en « Exécution ». 5. Les avis officiels aux copropriétaires se publient dans les Annonces — le Chat ne suffit pas. 6. Les retardataires de paiement sont relancés par des courriers officiels gradués, tracés sur la carte de leur logement.
Annonce de bienvenue: «Bienvenue dans le système du syndic»
Ce système est désormais la méthode de travail du syndic : exploitation et maintenance en cartes sur le tableau, charges des copropriétaires dans les Échéances en toute confidentialité, et toute décision exigeant le vote de l'assemblée posée au Forum et consignée là-bas. Première étape : revoir le relevé des charges en cours et enregistrer les contrats d'exploitation actuels. Convocations et avis officiels aux copropriétaires se publient dans ce canal.
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