Système complet de gestion immobilière

Chaque logement du portefeuille se gère en carte qui traverse son cycle complet : elle démarre en « Vacant » à sa libération, passe en « En offre » dès sa publication et le début des visites, puis en « Loué » dès la signature du bail et la remise des clés. Pendant le bail, la carte passe en « Maintenance » à chaque demande et revient en « Loué » après réparation ; 90 jours avant la fin du bail, elle passe en « Renouvellement » pour négocier avec le locataire : soit elle repart louée avec un nouveau bail, soit elle passe en « Restitution » pour reprendre le logement, l'inspecter et le remettre en vacance.

Les Échéances sont le livre de caisse du portefeuille : les loyers exigibles de chaque bail chaque mois, ce qui est encaissé et ce qui est en retard, et les dépenses de maintenance et commissions imputées au bien concerné — le gestionnaire de portefeuille connaît le revenu net de chaque bien et son taux d'encaissement sans revenir aux registres du propriétaire. Le Chat est le canal des demandes urgentes : une fuite signalée par un locataire ou le calage d'une visite ; les Annonces servent aux avis officiels aux locataires, comme les dates de paiement, les travaux de maintenance générale et les avis de restitution.

Les trois rôles travaillent sur la même carte : l'agent de location déplace le logement de « En offre » à « Loué » et enregistre les données du locataire ; le comptable des encaissements surveille la colonne « Loué », impute les paiements dans les Échéances et alerte sur les retardataires ; le coordinateur maintenance reçoit les demandes du Chat et ouvre une carte en « Maintenance » jusqu'à sa clôture. Le gestionnaire de portefeuille consulte le tableau le matin : occupation, retards et demandes ouvertes en un coup d'œil, et il remonte chaque mois un rapport à chaque propriétaire sur son bien.