Hệ thống Văn phòng Kế toán Dịch vụ

Công việc của văn phòng vận hành theo các chu kỳ hằng tháng lặp lại: mỗi khách hàng có một thẻ chu kỳ bắt đầu ở “Tiếp nhận dữ liệu”, nơi các trợ lý tập hợp bút toán, hóa đơn, bảng lương và chứng từ gốc rồi đính kèm đầy đủ lên thẻ. Thẻ sau đó chuyển sang “Lập hồ sơ” để hạch toán và xây dựng tờ khai hoặc báo cáo tài chính, rồi sang “Đối tác rà soát” — nơi đối tác kiểm tra con số và cách xử lý thuế, trả thẻ về “Lập hồ sơ” kèm ghi chú cụ thể nếu phát hiện sai sót. Sau khi được duyệt, thẻ chuyển sang “Kê khai nộp” để nộp lên các cổng thông tin của cơ quan nhà nước, rồi “Đóng chu kỳ” sau khi xác nhận đã thanh toán và lưu trữ chứng từ.

Diễn đàn là kho tham khảo chuyên môn của văn phòng: các cách xử lý kế toán chưa rõ ràng và các thống nhất nội bộ được đưa ra tại đây — chúng ta đã xử lý một khoản mục cho khách hàng thế nào và vì sao — để cách xử lý của văn phòng luôn thống nhất và được lưu giữ qua các chu kỳ và thế hệ nhân sự mới. Trò chuyện chỉ dành cho điều phối nhanh: xin khách hàng chứng từ còn thiếu, hỏi về một bút toán hay sắp xếp lịch kiểm tra thực tế.

Thông báo mang các cảnh báo hạn thuế cho khách hàng: sắp đến hạn nộp tờ khai, và những yêu cầu mới từ cơ quan thuế cùng tác động của chúng đến nghĩa vụ của khách hàng. Công nợ ghi phí khách hàng hằng tháng và các khoản xuất hóa đơn khi chốt từng chu kỳ, để đối tác biết ai đã trả, ai chậm trong từng chu kỳ mà không cần sổ sách riêng — và không chu kỳ nào được đóng ở “Đóng chu kỳ” trước khi quyết toán xong các khoản phí.