Hệ thống Văn phòng Kỹ thuật & Thiết kế
Các văn phòng kỹ thuật quản lý đồng thời nhiều dự án thiết kế và giám sát thuộc nhiều chuyên ngành.
Dự án từ yêu cầu đến giám sát, với các đợt duyệt thiết kế được ghi lại và thanh toán kỹ thuật theo lịch cho từng giai đoạn.
Không cần thẻ tín dụng — dự án của bạn được thiết lập với đầy đủ hệ thống trong một phút
Đây là bảng của hệ thống khi bạn nhận được: các cột quy trình làm việc và thẻ khởi đầu thể hiện những bước đầu tiên
Công việc vận hành thế nào trong hệ thống này?
Mỗi dự án là một thẻ bắt đầu ở “Yêu cầu” với việc ghi lại chương trình của khách hàng, quy định quy hoạch, tiêu chuẩn xây dựng áp dụng và giới hạn ngân sách, rồi chuyển sang “Ý tưởng” — nơi các phương án thiết kế đầu tiên được đề xuất và trình khách hàng lựa chọn. Sau khi chốt ý tưởng, thẻ vào “Phát triển” để sản xuất bản vẽ chi tiết, mặt đứng và mặt cắt, rồi “Rà soát” để kiểm tra nội bộ và thống nhất giữa các chuyên ngành — kiến trúc, kết cấu và cơ điện — sau đó “Phê duyệt” để nộp cơ quan chức năng phê duyệt bản vẽ, và cuối cùng “Giám sát” để theo dõi thi công tại công trường và trả lời thắc mắc của nhà thầu.
Mọi đợt rà soát thiết kế quan trọng đều được ghi thành một chủ đề trong Diễn đàn: rà soát nội dung gì, ghi chú ra sao, quyết định gì và lý do — để hồ sơ các quyết định thiết kế còn nguyên khi có bất đồng về sau với khách hàng hay nhà thầu. Trò chuyện dành cho điều phối hằng ngày giữa kỹ sư và họa viên: phân chia bản vẽ, mốc bàn giao và các câu hỏi chi tiết nhanh không cần lưu hồ sơ.
Thông báo mang các thông cáo chính thức của văn phòng gửi khách hàng: cập nhật quy định quy hoạch hay hướng dẫn tiêu chuẩn xây dựng mới ảnh hưởng đến các dự án đang chạy của họ. Công nợ ghi các đợt thanh toán kỹ thuật theo lịch — khi bản vẽ được phê duyệt và theo các mốc giám sát đã thỏa thuận — cùng chi phí từng dự án, để tình hình tài chính của mỗi thẻ luôn rõ ràng với giám đốc kỹ thuật mà không cần hồ sơ riêng, và không bàn giao phê duyệt cuối cùng trước khi quyết toán các khoản của giai đoạn đó.
Ai làm gì?
Các vai trò vận hành trong hệ thống này và trách nhiệm của từng vai trò trong công việc hằng ngày — gán nguyên trạng cho đội của bạn hoặc điều chỉnh theo thực tế của bạn.
Giám đốc Kỹ thuật
Phê duyệt ý tưởng và bản vẽ trước khi nộp ở “Phê duyệt”, quyết định các vấn đề thiết kế được ghi trong Diễn đàn và phân bổ dự án cho các chuyên ngành.
Kỹ sư Thiết kế
Phát triển ý tưởng và bản vẽ chi tiết, rà soát sự thống nhất giữa các chuyên ngành ở “Rà soát” và tải bản vẽ đính kèm lên thẻ dự án.
Họa viên
Sản xuất bản vẽ thi công và chi tiết theo hướng dẫn của kỹ sư, cập nhật theo ghi chú rà soát và giám sát với các phiên bản đánh số.
Kỹ sư Giám sát Công trường
Theo dõi thi công tại hiện trường trên các thẻ “Giám sát”, tải báo cáo đi kiểm tra và ảnh đối chiếu, báo cáo ngay vi phạm cho giám đốc kỹ thuật.
Bạn được chuẩn bị sẵn những gì ngay từ ngày đầu tiên?
Các đơn vị của hệ thống
- Công việc — Bảng kanban với các cột quy trình làm việc và thẻ thực thi
- Trò chuyện — Kênh phối hợp nhanh hằng ngày của đội nhóm
- Diễn đàn — Thảo luận được ghi lại trong các chuyên mục ngăn nắp — quyết định và tri thức không bao giờ thất lạc
- Thông báo — Tiếng nói chính thức của ban lãnh đạo — thông tư và thông báo đến được mọi người
- Công nợ — Tiền nội bộ với sự bảo mật nghiêm ngặt — công nợ, tạm ứng và chi phí
Chuyên mục diễn đàn (4)
- Hồ sơ rà soát thiết kếNhật ký quyết định rà soát của từng dự án: ghi chú, quyết định và lý do — tham chiếu khi có bất đồng về sau.
- Quy định & Tiêu chuẩn xây dựngCập nhật tiêu chuẩn xây dựng, quy định quy hoạch của các cơ quan và cách áp dụng vào dự án của chúng ta.
- Chi tiết thi công tham khảoCác chi tiết thành công được văn phòng chọn làm tham chiếu cho dự án sau kèm bản vẽ.
- Thảo luận dự ánTrao đổi chuyên sâu về một dự án cụ thể khi thẻ là chưa đủ — ghi tên dự án vào tiêu đề chủ đề.
«Quy tắc làm việc trong hệ thống này» — Đã ghim trên diễn đàn
1) Không dự án nào ngoài hệ thống: mọi hợp đồng thiết kế hay giám sát đều được đăng ký thành thẻ ngày ký kết. 2) Không trình ý tưởng cho khách hàng trước khi giám đốc kỹ thuật xem và phê duyệt. 3) Quyết định rà soát được ghi trong mục “Hồ sơ rà soát thiết kế” — Trò chuyện chỉ dành cho điều phối nhanh. 4) Bản vẽ được tải lên thẻ theo phiên bản đánh số và không gửi từ bên ngoài thẻ. 5) Các đợt thanh toán được ghi vào Công nợ khi từng giai đoạn được duyệt đến hạn.
Thông báo chào mừng: «Chào mừng đến Hệ thống Văn phòng Kỹ thuật»
Từ hôm nay mỗi dự án là một thẻ di chuyển từ Yêu cầu đến Giám sát, và mọi đợt rà soát thiết kế đều được ghi lại trong Diễn đàn để làm tham chiếu chính thức. Hãy bắt đầu bằng việc đăng ký các dự án đang chạy và giai đoạn hiện tại của chúng; ai có thắc mắc về quy trình sẽ tìm thấy trong chủ đề ghim “Quy tắc làm việc” ở Diễn đàn.
Các hệ thống tương tự
Sẵn sàng chưa? Dự án đầu tiên của bạn chỉ cách hai phút
Tạo không gian làm việc miễn phí ngay bây giờ, và mờu đội của bạn trước khi hết ngày.