Hệ thống Phòng Kế toán Nhà cung cấp

Mọi hóa đơn nhà cung cấp đi vào dưới dạng thẻ ở cột “Hóa đơn” ngay khi nhận kèm đính kèm, rồi chuyển sang “Đối chiếu” nơi nó được đối chiếu ba chiều: hóa đơn với đơn đặt hàng với phiếu nhận hàng — mọi chênh lệch số lượng hay giá dừng thẻ lại cho đến khi giải quyết với nhà cung cấp hoặc bộ phận mua hàng. Sau đối chiếu sạch, thẻ chuyển sang “Phê duyệt” để giám đốc tài chính ký, rồi sang “Lên lịch” nơi nó được xếp vào kế hoạch thanh toán theo ngày đến hạn, mức ưu tiên nhà cung cấp và tình hình thanh khoản; khi chuyển khoản xong, thẻ chuyển sang “Đã thanh toán” kèm mã tham chiếu; và được tổng hợp ở “Báo cáo” thể hiện công nợ phải trả, tuổi nợ và chiết khấu thanh toán sớm đã đạt được.

Công nợ ghi nợ với từng nhà cung cấp: hóa đơn là bút toán phải trả khi duyệt, khoản thanh toán là bút toán đối ứng khi thực hiện, và mọi chiết khấu được hưởng hay ứng trước hiện ngay trong số dư nhà cung cấp. Nhờ đó đội biết chính xác vị thế từng nhà cung cấp trước mọi đàm phán hay đơn hàng mới, không phải lật sổ sách hay tệp rời rạc.

Trò chuyện phục vụ điều phối nhanh: mua hàng hỏi về chênh lệch số lượng, thủ quỹ báo áp lực thanh khoản đòi hỏi lên lịch lại, hay trả lời nhà cung cấp hỏi tình trạng hóa đơn — với câu trả lời chính xác vì trạng thái hiện rõ trên bảng. Công việc chảy từ kế toán nhà cung cấp tiếp nhận và đối chiếu, đến kiểm tra viên duyệt đối chiếu, đến giám đốc tài chính phê duyệt, rồi thủ quỹ thực hiện theo lịch ở “Lên lịch”.