Hệ thống Phòng Tài chính Toàn diện

Năm tài chính vận hành theo chu kỳ tháng qua năm cột: mọi nghiệp vụ tài chính được ghi thành thẻ ở “Bút toán” ngay ngày phát sinh kèm chứng từ; rồi chuyển sang “Đối chiếu” nơi số dư được đối chiếu với sao kê ngân hàng, nhà cung cấp và khách hàng, chênh lệch được nêu lên. Sau khi đối chiếu xong, thẻ chuyển sang “Rà soát” nơi kiểm tra viên xem xét tính đúng đắn của hạch toán và đủ chứng từ, rồi sang “Chốt sổ” khi đóng tháng chính thức và cấm sửa có hiệu lực hồi tố; cuối cùng “Báo cáo tháng” nơi các báo cáo tài chính và tóm tắt kết quả được lập và trình ban lãnh đạo vào ngày cố định của tháng sau.

Trò chuyện là kênh điều phối hằng ngày giữa các kế toán: hỏi về chứng từ thiếu, báo chênh lệch xuất hiện khi đối chiếu ngân hàng, hay phối hợp với bộ phận khác xin hóa đơn. Nguyên tắc: mọi chênh lệch hay ghi chú trọng yếu được ghi trên chính thẻ để còn dấu vết khi rà soát và kiểm toán sau này.

Công nợ quản lý tiền nội bộ mọi loại một cách riêng tư: chi tiền mặt lẻ, trả nhà cung cấp, thu từ khách hàng và tạm ứng nhân viên — mọi biến động là một bút toán có chứng từ và gắn với thẻ của nó trên bảng. Nhờ đó giám đốc tài chính biết tình hình tiền mặt tức thời mà không chờ báo cáo, và chi tiết bút toán chỉ giới hạn ở người có thẩm quyền.

Công việc chảy từ các kế toán ghi nhật ký và chuẩn bị đối chiếu, đến các kiểm tra viên xem xét và trả lại phần thiếu kèm ghi chú, đến giám đốc tài chính duyệt chốt sổ và trình báo cáo tháng lên ban lãnh đạo, giải đáp thắc mắc của họ về con số.