Hệ thống Phòng Ngân sách và Kế hoạch Tài chính

Chu kỳ ngân sách bắt đầu bằng một thẻ cho mỗi hạng mục hoặc bộ phận ở cột “Dự toán”, nơi các đơn vị gửi dự toán kèm số tiền, lý do và giả định; rồi chuyển sang “Rà soát” nơi phân tích viên tài chính xem xét và thảo luận các giả định lạc quan hay thiếu sót; rồi sang “Phê duyệt” cho quyết định cuối của ban lãnh đạo với số tiền được duyệt cho từng hạng mục. Sau duyệt, thẻ chuyển sang “Theo dõi” nơi chi thực tế được so với số đã duyệt mỗi quý; hạng mục nào vượt trần hoặc tụt lại kế hoạch chuyển sang “Chênh lệch” để nghiên cứu nguyên nhân; rồi sang “Quyết định” nơi quyết định được ghi lại — bổ sung, cắt giảm hay phân bổ lại; và “Báo cáo” tóm tắt tình hình quý cho ban lãnh đạo.

Diễn đàn là không gian thương lượng con số được ghi lại: mỗi trưởng bộ phận bảo vệ dự toán của mình trong một chủ đề riêng bằng con số và lý do; giả định và ưu tiên được thảo luận minh bạch thay vì những buổi họp kín mất lập luận. Công nợ ghi số đã duyệt cho từng hạng mục và cập nhật số thực tế theo quý một cách riêng tư — chênh lệch hiện ra thành con số chứ không phải ấn tượng.

Công việc chảy từ các trưởng bộ phận gửi dự toán và bảo vệ chúng trên Diễn đàn, đến phân tích viên tài chính kiểm tra, rà soát và trình khuyến nghị, đến ban lãnh đạo duyệt; rồi phân tích viên quay lại dẫn dắt theo dõi quý và phân loại chênh lệch; các quyết định phát sinh được ghi trên thẻ và trên Diễn đàn để mọi người biết điều gì đã quyết và vì sao.