Hệ thống Phòng Kế toán Khách hàng

Mọi hóa đơn khách hàng đi vào dưới dạng thẻ ở cột “Hóa đơn” khi phát hành kèm điều khoản thanh toán và ngày đến hạn, rồi chuyển sang “Theo dõi” vài ngày trước hạn để chắc chắn nó đã đến và được khách chấp nhận — nhiều trường hợp trễ nợ chỉ vì hóa đơn chưa hề vào hệ thống của khách. Nếu quá hạn chưa trả, thẻ chuyển sang “Nhắc nợ” và chuỗi nhắc đã thống nhất được thực hiện: email lịch sự, rồi điện thoại, rồi thư chính thức — mỗi bước ghi trên thẻ kèm ngày. Khi thanh toán, thẻ chuyển sang “Thu tiền” kèm mã giao dịch; các thẻ vượt khung thời gian được nâng lên “Tuổi nợ” nơi chúng được phân loại và xem xét biện pháp — dừng giao dịch, trả góp hay chuyển pháp lý; và “Báo cáo” tóm tắt tình hình tháng cùng chỉ số thu hồi nợ.

Công nợ ghi nợ của từng khách hàng: hóa đơn là bút toán phải thu khi phát hành, thu tiền là bút toán đối ứng — số dư và tuổi nợ khách hàng hiện tức thời cho người có thẩm quyền. Khi có quyết định tín dụng mới — giao thêm hàng hay kéo dài hạn nợ — số dư và lịch sử khách được gọi trực tiếp từ Công nợ.

Trò chuyện điều phối nỗ lực thu nợ tập thể: bán hàng được báo trước mọi thư nhắc chính thức gửi khách của mình; thu hồi nợ nhờ bán hàng can thiệp bằng quan hệ khi cần; ban lãnh đạo được báo các trường hợp đang trượt về nhóm nợ quá hạn nặng. Công việc chảy từ kế toán phát hành và ghi hóa đơn, đến trưởng nhóm thu hồi nợ dẫn dắt theo dõi và nhắc nợ, đến giám đốc tài chính quyết định biện pháp với nợ xấu.