Hệ thống Phòng Tài sản và Bàn giao

Mọi tài sản mới đi vào dưới dạng thẻ ở cột “Đăng ký” ngay khi mua: loại, số sê-ri, giá trị, ngày mua và thời gian khấu hao. Khi giao cho nhân viên hoặc bộ phận, thẻ chuyển sang “Bàn giao” có chữ ký người nhận ghi trên đó. Trong vòng đời tài sản, thẻ chuyển sang “Bảo trì” khi có hỏng hóc hay bảo trì định kỳ kèm hóa đơn; giá trị sổ sách được cập nhật định kỳ ở “Khấu hao” theo chính sách đã duyệt. Khi người dùng hết nhu cầu hoặc nghỉ việc, thẻ chuyển sang “Thu hồi” nơi tài sản được kiểm tra, thu về và quyết định số phận — giao lại, thay thế hay thanh lý; toàn bộ thẻ được tổng hợp hằng năm ở “Kiểm kê năm” nơi sổ sách được khớp với kiểm tra hiện trường, chênh lệch được ghi lại và xử lý.

Trò chuyện điều phối biến động hằng ngày: yêu cầu bàn giao mới cho nhân viên mới vào, báo hỏng hóc đòi hỏi chuyển thẻ sang “Bảo trì”, hay phối hợp thu hồi tài sản của nhân viên thôi việc trước khi thanh lý thủ tục — không nhân viên nào hoàn tất thủ tục nghỉ việc khi thẻ bàn giao của họ chưa ở “Thu hồi” hoàn tất.

Công nợ ghi khía cạnh tài chính của từng tài sản một cách riêng tư: giá mua, khấu hao lũy kế và giá trị sổ sách hiện tại, cùng chi phí bảo trì trên thẻ tài sản. Khi kiểm kê, bán hay thanh lý tài sản, nghiệp vụ được ghi ngay — giá trị sổ sách trong hệ thống luôn khớp thực tế, và đội biết chi phí tài sản và bảo trì của từng bộ phận khi quyết định thay mới.