Hệ thống công ty cung ứng cho cửa hàng (B2B nhỏ)

Mỗi tạp hóa hay nhà hàng mục tiêu đi vào thẻ ở cột “Khách hàng” kèm lĩnh vực hoạt động và nhu cầu tuần dự kiến. Nhân viên bán hàng lập báo giá và thẻ chuyển sang “Báo giá”; khi thỏa thuận xong, hợp đồng được ký và thẻ chuyển sang “Hợp đồng” với điều khoản cung ứng, giá và lịch giao. Sau đó thẻ “sống” ở “Giao hàng tuần”: mỗi đợt giao được ghi lên thẻ kèm số lượng và mặt hàng. Cuối kỳ hóa đơn, thẻ chuyển sang “Thu tiền” cho đến khi hóa đơn được thanh toán, rồi “Đánh giá” để xem xét mức độ tuân thủ và hài lòng của khách trước khi gia hạn hợp đồng.

Trò chuyện giữa điều phối viên cung ứng, kho và tài xế: điều chỉnh số lượng trong đợt giao ngày mai, khách xin đổi giờ nhận hàng, hay báo một mặt hàng hết cần thay thế được khách chấp thuận. Các điều chỉnh đã thống nhất được ghi lên thẻ để hóa đơn khớp đúng với thực giao, không lệch số liệu khi thu tiền.

Công nợ là trái tim của hệ thống này: hóa đơn các đợt giao tuần phải thu từ từng khách, hàng nhập từ nhà cung cấp của công ty, và tuổi nợ của từng tài khoản. Nhờ đó chủ doanh nghiệp biết ai trả đúng hạn, ai chậm trước khi chậm trả biến thành tổn thất, và quyết định hạn mức tín dụng bằng con số chứ không bằng cảm tính.