Hệ thống khách sạn boutique toàn diện
Khách sạn từ hai mươi đến tám mươi phòng với đội lễ tân, buồng phòng, bảo trì và các ca trực nối tiếp.
Toàn bộ ngày khách sạn trong một bảng: khách đến trong ngày, công suất phòng, dịch vụ khách, trả phòng và kiểm soát đêm.
Không cần thẻ tín dụng — dự án của bạn được thiết lập với đầy đủ hệ thống trong một phút
Đây là bảng của hệ thống khi bạn nhận được: các cột quy trình làm việc và thẻ khởi đầu thể hiện những bước đầu tiên
Công việc vận hành thế nào trong hệ thống này?
Ngày khách sạn bắt đầu từ cột “Khách đến hôm nay”: thẻ của khách dự kiến đến kèm mã đặt phòng, yêu cầu đặc biệt và giờ đến. Lễ tân chuẩn bị phòng và chuyển thẻ sang “Đang lưu trú” ngay khi trao chìa khóa. Suốt thởi gian ở, yêu cầu của khách đi qua “Dịch vụ” — dọn phòng thêm, sửa chữa hay tiệc trà — và khi khách trả phòng, thẻ chuyển sang “Trả phòng và dọn”, nơi phòng được kiểm tra và chuẩn bị để bán lại. Cả ngày khép lại ở “Kiểm soát đêm” với đối chiếu công suất thực tế so với đặt phòng và doanh thu.
Trò chuyện là sợi dây nối giữa các ca: bàn giao từ ca sáng sang ca chiều đi qua đó kèm tóm tắt các vụ việc đang mở, và yêu cầu khẩn của khách được phối hợp ngay giữa lễ tân, buồng phòng và bảo trì. Thông báo là tiếng nói của ban quản lý với đội ngũ: thông tư về quy trình lễ tân, cảnh báo các đoàn khách lớn sắp đến, và những đánh giá của khách cần cả đội dừng lại xem xét.
Công nợ quản lý chi phí ca trực và quỹ tiền mặt tạm ứng một cách riêng tư: mỗi ca nhận một quỹ tạm ứng, ghi chi phí và các khoản mua phát sinh cho khách, và con số được quyết toán ở “Kiểm soát đêm” mà không cần sổ giấy. Nhờ đó quản lý biết ca nào đã chi gì và khi nào.
Ai làm gì?
Các vai trò vận hành trong hệ thống này và trách nhiệm của từng vai trò trong công việc hằng ngày — gán nguyên trạng cho đội của bạn hoặc điều chỉnh theo thực tế của bạn.
Quản lý khách sạn
Xem lại “Kiểm soát đêm” mỗi sáng, duyệt các thông tư trên Thông báo, theo dõi đánh giá và khiếu nại lặp lại của khách cho đến khi xử lý xong.
Giám sát ca trực
Phân phối công việc cho lễ tân, buồng phòng và bảo trì trong ca mình, theo dõi thẻ di chuyển giữa các cột để yêu cầu của khách không bị kẹt.
Nhân viên lễ tân
Quản lý “Khách đến hôm nay”, “Đang lưu trú” và trả phòng, ghi yêu cầu đặc biệt của khách lên thẻ ngay khi nhận được mà không dựa vào trí nhớ.
Đội buồng phòng
Thực hiện thẻ “Dịch vụ” và “Trả phòng và dọn” theo tiêu chuẩn sẵn sàng, báo ngay qua Trò chuyện mọi hư hỏng hay đồ thất lạc trong phòng khi phát hiện.
Kỹ thuật viên bảo trì
Nhận báo cáo hư hỏng từ thẻ “Dịch vụ” và ghi việc sửa chữa lên thẻ, đẩy ngay những việc cần nhà thầu ngoài lên giám sát ca không chậm trễ.
Bạn được chuẩn bị sẵn những gì ngay từ ngày đầu tiên?
Các đơn vị của hệ thống
- Công việc — Bảng kanban với các cột quy trình làm việc và thẻ thực thi
- Trò chuyện — Kênh phối hợp nhanh hằng ngày của đội nhóm
- Thông báo — Tiếng nói chính thức của ban lãnh đạo — thông tư và thông báo đến được mọi người
- Công nợ — Tiền nội bộ với sự bảo mật nghiêm ngặt — công nợ, tạm ứng và chi phí
Thông báo chào mừng: «Chào mừng đến với hệ thống khách sạn»
Từ hôm nay, ngày khách sạn của chúng ta đi qua đây: khách đến là thẻ, yêu cầu của khách là thẻ, và bàn giao giữa các ca qua Trò chuyện kèm tóm tắt các vụ việc đang mở. Thông tư của ban quản lý chỉ đăng tại Thông báo. Hãy bắt đầu bằng cách ghi khách dự kiến đến hôm nay ngay bây giờ.
Các hệ thống tương tự
Sẵn sàng chưa? Dự án đầu tiên của bạn chỉ cách hai phút
Tạo không gian làm việc miễn phí ngay bây giờ, và mờu đội của bạn trước khi hết ngày.