Hệ thống Công ty Bảo trì Tòa nhà

Mỗi sự cố đi vào một thẻ ở “Báo cáo sự cố” từ khách hàng hoặc từ lịch bảo trì dự phòng, kèm vị trí, mô tả và mức ưu tiên. Điều phối viên sự cố điều kỹ thuật viên phù hợp nên thẻ chuyển sang “Chẩn đoán” — nơi kỹ thuật viên kiểm tra hư hỏng và xác định phụ tùng cùng chi phí ước tính — rồi “Sửa chữa” sau khi khách hàng đồng ý nếu việc sửa nằm ngoài hợp đồng, sau đó “Khách hàng xác nhận” để khách hàng chắc chắn sự cố đã hết và bình luận trên thẻ, và cuối cùng “Đóng & Xuất hóa đơn” với việc phát hành hóa đơn hoặc trừ lượt đến vào hợp đồng định kỳ.

Trò chuyện điều phối di chuyển của kỹ thuật viên: điều phối viên chuyển địa chỉ hay hỏi kỹ thuật viên về phụ tùng trên xe, kỹ thuật viên tải ảnh trước và sau từ hiện trường. Thông báo mang lịch bảo trì dự phòng cho khách hàng: lịch các chuyến đến định kỳ sắp tới của từng cơ sở được đăng trước để khách hàng chuẩn bị, cùng mọi thông cáo chính thức về thay đổi giá hợp đồng hay giờ làm việc trong mùa và lễ hội.

Công nợ ghi lương kỹ thuật viên và phụ tùng cho từng sự cố, để công ty biết lợi nhuận của từng hợp đồng bảo trì riêng biệt — hợp đồng nào ngốn phụ tùng và lượt đến sẽ được định giá lại khi gia hạn bằng con số có chứng cứ. Điều phối viên sự cố theo dõi các thẻ “Báo cáo sự cố” và “Chẩn đoán” từng giờ vì thời gian phản hồi là thước đo hài lòng trong hợp đồng; bất kỳ sự cố khẩn cấp nào cũng vượt lên hàng đợi với nhãn ưu tiên rõ ràng mà tất cả đều thấy.