Hệ thống đại lý hải quan

Mỗi lô hàng đến tạo một thẻ ở cột “Chứng từ”, nơi tập hợp vận đơn, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ và giấy tờ của khách; chứng từ còn thiếu được xác định và yêu cầu khách bổ sung qua Trò chuyện. Khi đủ hồ sơ, người khai báo được ủy quyền lập tờ khai hải quan và thẻ chuyển sang “Tờ khai”, rồi sang “Kiểm tra” nếu lô hàng phải kiểm tra thực tế — nhân viên theo dõi lịch kiểm tra, kết quả và tải biên bản lên thẻ.

Sau kiểm tra, thẻ chuyển sang “Thuế phí”, nơi thuế và phí hải quan được nộp và ghi lại số tiền cùng chứng từ nộp; rồi “Thông quan” khi có lệnh cho phép cuối cùng, và “Giao hàng” khi hàng rời cảng để bàn giao cho khách hoặc đơn vị vận tải được chỉ định. Cuối cùng, chu trình khép lại ở “Xuất hóa đơn” với phí dịch vụ của văn phòng cho lô hàng.

Công nợ là xương sống tài chính của văn phòng: thuế phí nộp hộ từng khách được ghi tách riêng khỏi phí khai báo, và các khoản đã thu, còn thiếu được theo dõi với quyền riêng tư chỉ người có thẩm quyền mới thấy. Trò chuyện dùng để điều phối nhanh với đại diện cảng, hãng vận tải và khách hàng: thiếu chứng từ, lịch kiểm tra dời, lô hàng sẵn sàng ra cảng.