Hệ thống cửa hàng điện tử

Mỗi giao dịch bán bắt đầu bằng một thẻ ở cột “Đặt hàng” với thông tin thiết bị, khách hàng và số sê-ri — số sê-ri là bắt buộc vì đó là căn cứ bảo hành về sau. Thẻ chuyển sang “Kiểm tra”, nơi kỹ thuật viên thử thiết bị trước khi bàn giao và ghi tình trạng lên thẻ; chỉ khi anh ấy duyệt, thẻ mới sang “Bàn giao”. Sau khi khách nhận và ký xác nhận, thẻ chuyển sang “Đang bảo hành” và ở đó suốt thởi hạn bảo hành với ngày hết hạn rõ ràng. Nếu khách cần sửa chữa, thẻ chuyển sang “Dịch vụ” cho đến khi thiết bị được sửa và bàn giao. Vòng đợi tháng khép lại ở “Báo cáo” với thống kê doanh số, bảo hành và các ca dịch vụ.

Trò chuyện giữa bộ phận bán hàng và kỹ thuật: hỏi về tồn kho thiết bị hoặc phụ kiện, hẹn lịch bàn giao với khách, hay mô tả lỗi của một thiết bị còn bảo hành cần chẩn đoán ban đầu. Mọi thứ liên quan đến một thiết bị cụ thể đều được ghi lên thẻ của nó — kiểm tra, sửa chữa, linh kiện thay thế — để hồ sơ thiết bị luôn đầy đủ ở một nơi khi có yêu cầu bảo hành.

Công nợ ghi nhận các đơn nhập thiết bị từ nhà cung cấp và khoản phải trả họ theo lịch thanh toán, chi phí linh kiện dùng trong sửa chữa, và các khoản khách còn nợ nếu bán trả góp. Nhờ đó chủ cửa hàng biết chi phí bảo hành thực tế so với lãi gộp bán hàng.