Hệ thống Phòng Quan hệ Nhân viên
Đội ngũ quản lý hồ sơ, yêu cầu và công văn chính thức của nhân viên, cần một lộ trình rõ ràng cho mọi yêu cầu và kho lưu trữ chuẩn chỉ.
Mọi yêu cầu của nhân viên — công văn, nghỉ phép hay cập nhật thông tin — là một thẻ di chuyển từ tiếp nhận đến lưu trữ, không thất lạc, không trì hoãn vô cớ.
Không cần thẻ tín dụng — dự án của bạn được thiết lập với đầy đủ hệ thống trong một phút
Đây là bảng của hệ thống khi bạn nhận được: các cột quy trình làm việc và thẻ khởi đầu thể hiện những bước đầu tiên
Công việc vận hành thế nào trong hệ thống này?
Mọi yêu cầu từ nhân viên được ghi thành thẻ ở cột “Yêu cầu” kèm loại và tệp đính kèm: thư xác nhận công tác, đơn nghỉ phép, cập nhật thông tin, giấy xác nhận lương. Thẻ chuyển sang “Kiểm tra” nơi yêu cầu được rà soát đủ điều kiện và giấy tờ chưa — yêu cầu thiếu bị trả lại cho người gửi kèm ghi chú rõ ràng trên thẻ. Sau kiểm tra, thẻ chuyển sang “Cấp phát” nơi công văn được soạn hoặc thủ tục được thực hiện, rồi “Bàn giao” khi trao cho nhân viên và ghi nhận việc nhận; cuối cùng “Lưu trữ” nơi bản sao được cất vào hồ sơ nhân viên. Các thẻ đã lưu trữ được tổng hợp ở “Báo cáo tháng” thể hiện số lượng, loại yêu cầu và thời gian xử lý trung bình.
Trò chuyện là kênh điều phối trong đội và với các bộ phận khác: hỏi về giấy tờ còn thiếu, xác nhận dữ liệu với cơ quan nhà nước, hay báo cho nhân viên phục vụ một yêu cầu gấp. Nguyên tắc: trạng thái yêu cầu được đọc từ cột của thẻ chứ không phải từ câu hỏi trong Trò chuyện — bất kỳ nhân viên nào hỏi về yêu cầu của mình đều được chỉ thẳng đến số thẻ.
Công việc chảy như sau: nhân viên phục vụ tiếp nhận và ghi yêu cầu; giám sát quan hệ nhân viên rà soát cột “Kiểm tra” hằng ngày và phân phối những gì cần cấp quản lý cao hơn duyệt; sau bàn giao, giám sát kiểm tra việc lưu trữ hoàn tất trước cuối mỗi tuần; rồi trích xuất báo cáo tháng từ cột “Báo cáo tháng” trình ban lãnh đạo.
Ai làm gì?
Các vai trò vận hành trong hệ thống này và trách nhiệm của từng vai trò trong công việc hằng ngày — gán nguyên trạng cho đội của bạn hoặc điều chỉnh theo thực tế của bạn.
Giám sát Quan hệ Nhân viên
Rà soát cột “Kiểm tra” hằng ngày; phân chia yêu cầu cho nhân viên phục vụ; duyệt các công văn nhạy cảm; trích xuất báo cáo tháng.
Nhân viên phục vụ Nhân viên
Ghi yêu cầu đến thành thẻ; thực hiện cấp phát và bàn giao; ghi lại từng bước và tệp đính kèm trên thẻ cho đến khi lưu trữ.
Điều phối viên Cơ quan Nhà nước
Theo dõi thủ tục liên quan cơ quan bên ngoài như bảo hiểm xã hội và xuất nhập cảnh; cập nhật thẻ với trạng thái thủ tục và mốc thời gian.
Bạn được chuẩn bị sẵn những gì ngay từ ngày đầu tiên?
Các đơn vị của hệ thống
- Công việc — Bảng kanban với các cột quy trình làm việc và thẻ thực thi
- Trò chuyện — Kênh phối hợp nhanh hằng ngày của đội nhóm
Các hệ thống tương tự
Sẵn sàng chưa? Dự án đầu tiên của bạn chỉ cách hai phút
Tạo không gian làm việc miễn phí ngay bây giờ, và mờu đội của bạn trước khi hết ngày.